會議方案

　　1.會議議題、會務、接待的具體工作細分到個人或部門，形成會議紀錄或方案，會議前后逐項檢查。

　　2.確定會議目標。必須先問一些問題，最重要的是：“會議準備實現什么目標?”或者換個角度問：“要是不開行不行?”“什么時候結束?怎樣開才算成功或失敗?”開會的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重復、價值不大的會議，否則會議很可能是浪費大家的時間。

　　3.會議議程最重要。議程安排得體，可以大大提高會議效率。會議議程的大忌是太簡單、太模糊。各項議程應與主講人事先取得聯系，征求意見，以求議題的表述準確、專業。

　　4.在重大論壇召開前，每隔三天有一次小組碰頭會議，檢查工作是否有疏漏及進展情況。會議召開前一天所有會務人員集中開會，強調會議事項，確保每個人都清楚各自職責。

　　5.每一項工作旁邊都應注明相關的負責人員。在會務安排表格上出現的所有人員都應將相關事項、具體標準通知到本人，不要遺漏。

　　6.總負責人的最重要職責是溝通和協調，檢查任務完成進度。對會務工作每一環節、細節做到心中有數，對會務工作中可能出現的問題要打足提前量，隨時檢查。總負責人應該是掌握會議細節最全面、信息最集中、最操心費神者，能隨時根據各項信息協調所有參與者。切忌丟三落四，不注意過程和環節控制，有頭無尾。

　　7.總負責人在重大會議剛開始一段時間，自始至終在會議現場巡視，留意場內情況，確保會議開場即步入正軌，隨時應對突發問題。會議開場的順利與否對整個會議效果影響很大。

　　8.差錯舉例

　　會務方案涉及議程、會場的問題考慮不周或沒有列出需求清單告知相關人員，會場工作人員不了解需求，也未指定好對應不同嘉賓的接待聯絡人或分項目負責人。會場秩序凌亂，工作人員沒有佩戴特定的標志。

　　時間進度不明確或沒有按規定流程完成銜接。

　　任務沒有落實到個人，沒有說定哪個人負責到何種程度，好像誰都負責又好像沒人負責。

　　會議工作人員接受任務，執行情況沒有及時報告總負責人，總負責人無法對整個會議的協調與情況全面把握，以至于“險象環生”。

　　評述：會議方案也相當于備忘錄、提示清單，一個全面細致的方案就構成了可以根據會議進程隨時完善的基礎。而會議總負責人則是駕馭會議的總舵手，所有信息都在此集中、發布，因而他掌握的信息是否全面、是否及時有效地督促到位決定著會議準備是否充分。會議要確保高效、務實，要特別關注以下七個關鍵要素：會議方案、會議目標與主旨、會議議程、出席人員與發言人、任務分配與職責安排、會議材料、信息反饋。

　　會議材料

　　1.裝訂后的會議材料需從頭至尾翻閱一遍，重點核查內容有無重大差錯、內容分類或邏輯結構是否合理、是否是最新材料、是否漏頁、順序是否有誤、是否清晰。

　　2.針對各類論壇、各類研討會的發言材料需重點關注：標題(即議題)是否圍繞會議主線、條理是否清晰、重點是否突出、觀點是否有新意、與會議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重復。特別提防假大空、冗長、脫離會議主題、八股文式的發言材料。針對這些問題虛心與演講人耐心交流、認真反饋。

　　3.會議須知：

　　會議時間、地點、會議室(標明具體路線)。

　　就餐時間、地點。

　　會務組聯絡辦法、**、醫療。

　　會議紀律。

　　當地氣候、交通及附近旅游景點介紹。

　　“想客人之所想”，會議須知應將會議期間有關食、宿、行以及與會者可能要咨詢的各種問題表述全面、準確，應視為會議最重要的材料之一。讓與會者一拿到會議須知，就感受到周到、細致、關懷的特色，能得知所想問的問題答案，賓至如歸。

　　最終定稿與復印后的資料一定要有兩人以上審看，并從頭至尾再細看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標示、印刷是否有差錯。

　　4.差錯舉例：

　　會議材料沒有分類整理，材料內容空洞雷同，大話套話過多，沒有充分反映會議的主題與實質性需求。

　　匯總與會者名單時，要注意核對清楚姓名、性別。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想當然地認為就是女性。

　　與會者職務出錯。例如：正職副職弄錯。

　　評述：會議材料如果切中會議主題，有事實、數據和案例分析，有獨到見解和新穎的提法，就意味著會議已成功了一半，哪怕是發言人演講水平差點。有兩點切記：A.不管是什么權威人士、專家發言都事先需要反復溝通、督促發言提綱，這樣能把握主題，避免脫離主題，空洞沒內容。B.給發言者事先應發出正式的文字邀請函并附上會議發言的需求、聽講對象、主題、注意事項，切忌以為一個電話溝通，對方“沒問題”就萬事大吉。當您很專業地按上述兩條去做的話，對方也會認為你很認真、專業，才會真正重視發言稿的準備。

　　會議接待

　　1.邀請函在會議召開前15天全部發出，每天統計反饋人數主動匯報給總負責人。每發一份邀請函都應同時以電話確認。在發出邀請函后，一周內沒有收到回執，要電話確認并匯報總負責人，總負責人決定是否增加人員或用其他方式與邀請人員聯絡。

　　2.對邀請函確認要分多次跟蹤(至少三次)、反復提示：

　　邀請函發出后立即確認是否收到;

　　會議前十五天最終確定是否決定參加、來程安排;

　　會議前三天確認航班;

　　重要嘉賓及發言人在會議前一天再次確認何時到達，告知誰接機，并有專人過問其食宿行安排;

　　在會議正式開始前半天，確認主要嘉賓和發言人座位、住宿房號，專門提醒開會、發言準確時間，有專人接應、引導。

　　3.掌握上菜時間，尤其是在中午安排的就餐時間正式開始前5分鐘，應有2個熱菜先上到桌上并蓋好(如會議延時則靈活掌握，及時通知餐廳更改)。客人到齊即可用餐，避免所有人到齊后再上菜，用餐等待時間過長。

　　4.每一次會議開始前，要給賓館一個詳細的接待需求清單與對口聯絡人清單，需要賓館配合的會議接待、會議現場管理問題以文字化的表格明示，對賓館作詳細說明，常規性事項也應重復提示，以免賓館工作人員疏忽、遺忘。

　　5.差錯舉例：

　　在通知演講嘉賓時，交待不清楚或演講嘉賓沒有理解會議主題、參會對象的需求，不了解其他發言者的情況，演講者不能準確地根據會議需求把握內容。

　　事先沒有專人審閱發言稿件，演講內容脫離主題，離題太遠，大道理過多，空話套話一大堆，與其他發言者內容重復。

　　演講時間超出約定，主持人未注意控制和提醒，影響其他會議安排(應事先向發言人交待發言時間或有專人在臺下醒目位置處出示發言時間提示牌)。

　　與賓館協調、溝通渠道不通暢，導致銜接脫節或要求賓館配合的事項沒人做，或未與賓館方面確認。

　　與接機人員銜接或交待不清楚接待要素(時間、航班號、人數)，導致無人接機或未接到人，或車輛不夠座位。

　　評述：對一些會議嘉賓和發言者為什么強調三次以上的確認?一是表示主辦單位的尊重和誠意;二是在反復聯絡溝通過程中引起重視，充分準備。因為一般人接到通知后都會“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各種“借口”反復地與重要嘉賓尤其是演講者聯系溝通，可以促動其做好符合會議需求的各項準備工作，也可在溝通中聽取到專家意見，從而對會議主題、具體內容及時進行適當修正。

　　會議現場

　　1.按與會人數準備座位牌，通常多備20多個，以備不時之需。

　　2.會議前一天晚上擺放座位牌，開會前一小時再仔細檢查一遍，仔細核對與會者姓名是否有錯，發現遺漏或名字錯誤立即補救。

　　3.會議桌、椅子及會議桌上的水杯、紙、鉛筆等用繩子拉成一條直線、一個方向，造成一種整齊劃一、壯觀嚴謹的氣勢。

　　4.會場門口簽到處設立會議標志，說明會議名稱、演講人員姓名、會議議題以及會議的開始和結束時間。

　　5.投影設備、大屏幕顯示、電腦、同聲傳譯設備(指大型國際研討會)擺放在合適的位置，方便使用但又不影響與會者視線，并逐一檢查是否備全。

　　6.會場音樂安排：

　　選擇與會議主題和會議議程相適應的會議音樂，提前選擇并請總負責人審聽。

　　與酒店音響師溝通，告知放音樂的順序和曲目，上下午會議開始前以進行曲為主，是會議開始的“鈴聲”，會議休息間以輕松歡快音樂為主。合適的音樂能渲染會議氣氛，振奮精神。

　　7.電腦和大屏幕顯示。開會前一天，對電腦進行預演，注意會場每個角落都要能清晰地看到大屏幕，在開會當天提前一小時再次進行預演。角度和焦距要調整好，以免字太小或偏離視線。

　　8.麥克風。根據會議需求情況進行調查，是否安裝固定麥克風、別針式麥克風、無線麥克風等，數量需求是多少，無論使用哪種麥克風，在會議開始前都應該有專人負責檢查會場內麥克風是否足夠，擺放位置是否合適，以及能否正常使用。

　　9.當會議演講者或主持人需要同與會者交流、回答問題時，應有兩個服務員分開在兩邊傳遞麥克風，掃視全場。麥克風放到講臺上的時候要注意聲音是否夠大。會議開始前也可在發言席上放一個無線麥克，便于演講者走動式演講。

　　10.在會議演講臺旁可根據需要準備白板、白板筆、激光筆，并需**一遍，以確認是否能用。

　　11.燈光：在需要使用視聽設備時，用可以調節亮度的白熾燈較好，如有必要對燈光進行亮度控制。將所有燈光變化進行預演，如因會議議程需要，還要對在什么時候調整燈光有所準備。

　　12.空調溫度控制：注意場內溫度的變化，及時調節溫度調節裝置。通常在與會者入場前把會場溫度調得較低，隨著與會者增多，會場內溫度會自然升高，也可將溫度調節裝置設定一個合適的溫

　　度。避免過冷或過熱。

　　13.開會前，會務組提前一小時到會場，對賓館會務各個環節全面檢查一番——場地、主席臺、座位牌、音響、音樂、燈光、背板、嘉賓證、文件、資料等，現場使用或“過濾”一遍，看有無漏洞、疏忽。

　　14.差錯舉例：

　　在布置會場時，主席臺排位順序錯誤，重要嘉賓、發言者姓名、職務、性別弄錯。沒有注意到是否保證所有與會者都能看到大屏幕。

　　播放powerpoint時，沒有及時調整燈光或powerpoint顏色影響視角，與會者看不清楚屏幕內容。

　　會前播放的音樂與會議氛圍不協調，過于嘈雜或音樂碟片損壞。

　　沒有仔細檢查麥克風，話筒無聲。投影機放不出演講材料。

　　沒有預留座位余量(通常20%)，在突然增加與會者時出現被動局面。

　　在打印雙面座位牌時，只打印單面，座位牌另一面是空白。

　　評述：電腦、麥克風、投影這三項工具如在會議進行過程中出現障礙，極有可能導致會議癱瘓，有時會議就因此搞砸。會議開始前或休息中配備不同的音樂，能給人以爽心悅耳的感覺，并配合會議不同階段的氛圍。燈光、音響、座位上紙茶筆的擺放等等都會影響到會場效果。會議組織是否夠專業、嚴謹往往在這些細處得到體現。

　　會議主持

　　1.了解整個會議安排、議程。熟悉演講嘉賓簡歷與演講內容，并做簡單**和概述。

　　2.駕馭會場氣氛。對整個會議主題、各發言選題之間銜接關系，可做些簡單評述并“串聯”起來。出現突發事件時，靈活應對。

　　3.會議總負責人需做好細致的“幕后”策劃、設計和組織工作。應備好專門的文字素材提供給主持人參考，并當面說明會議現場情況和對主持人的特別提醒。

　　4.會議總負責人可以小紙條、便條等形式及時告知與會議主持相關的情況，如每個發言人的主題與立意、主辦單位意圖、臨時出現的變動，以確保主持人很清晰地隨時掌握會議現場情況。不要讓主持人有模糊唐突感。

　　5.上午主持的時候要把下午的安排說明一下，下午要把第二天安排再強調一遍，以提醒與會者再次確認會議安排，準時到會(多一點說明、看似不經意的提示可從心理上消減會議懶散的情緒，確保會議的嚴謹整齊)。

　　評述：會議主持人是會議的“中樞神經系統”，起著承上啟下、調節會場氣氛的作用，不是簡單的“報幕人”角色，需要對整個會議主題、過程有個總體把握，引導會議的方向，緩解與會者可能的抱怨和誤解。會議主持的語言分寸、時間把握和對發言人的評述都很有學問可講。

　　小型工作會議

　　1.根據議程，讓某些人僅出席部分時間的會議。

　　2.每份資料的標題處可注明“供參閱”、“供討論”、“供決策”等字樣，使與會者知道要在會上做什么。

　　3.重要領導的發言和復雜論題需要充沛精力討論的，放在會議的前部。

　　4.會議主席應明確會議議程，寫下每個項目準備達到的目標、需要決定的討論要點，確定參會人員和準備會議過程中需提問的問題。

　　5.會議議程不宜過早分發，以免有些與會者可能會忘記或丟失，提前2—3天足夠了。

　　6.在會議前半天應電話再通知、提示一次。對需要準備材料者應提前一天以上做特別提醒，以引起對方重視。

　　7.會議結束前，主持人總結要點，明確每項任務的責任人、執行要素、注意事項、完成時間、會議成果。

　　8.每次會議都要做筆錄，重要會議應不晚于第3天即形成紀要發給與會者，在下一次會議時主持人可拿著上次會議紀要逐項對照檢查執行情況。

　　9.業務協調會議重點不在于講流水賬，而是把需要知會、需領導協調、提示大家特別注意的動向和問題、需要大家協助的事項等等說明清楚。座談會也需提醒每人座談主題和大致發言時間，避免一個人發言說個不停或者與主題無關。

　　如何找錯

　　隨時隨地留意身邊每一次重大會議或其他項目運作中的疏漏和差錯。每一次總結都可暢所欲言，將任何細微差錯、疏漏、特別提請注意的事項提出來，每個人講出來的就是具體情節和活生生的事例，是“干貨”，而不是大道理、大原則或簡單的抱怨。專人記錄，“找錯”甚至可以作為一個“硬任務”，起初讓每一個參與者至少提出五個差錯，十個人就匯成了五十個差錯案例!匯總發給每個人去補充，并編輯成冊，人人皆知，避免其他人或后來的人犯同樣的錯誤。最終形成標準化的會議工作手冊。

　　當把“找錯”作為一種工作習慣和制度體現在管理的方方面面，錯誤一定會越來越少，直至不再需要“找錯”。