在活動策劃的過程中進行工作安排任務的第一部分應該是接洽工作安排表，包括所有的名字、職位頭銜、公司名稱、地址、電話、傳真以及手機號碼、電子郵件地址、文本信息地址、下班后緊急工作號碼以及某些情況下的家庭電話號碼。目的有二：其一是使總指揮在一個中心區域擁有所有號碼，例如如果總指揮需要聯系負責接送重要嘉賓的轎車司機，他應該能夠立即找到司機的手機號碼：其二是在活動結束之后，你可以輕松地坐下來寫感謝信，而接洽工作安排表就成了你的致謝清單。
     對于那些第一次組織活動策劃的人而言，酒店和活動會場可以提供他們貼自己較為滿意的一些供應商。某些情況下你只能與他們推薦的供應商士合作。有必要詢問一下，你自己選擇的供應商是否是靠譜的。
     工作安排任務表中的信息是保密的。要確保讓收到工作安排任務表的供應商和其他人等能夠意識到這一點。主要的工作人員在活動現場要隨身攜帶工作安排任務表，（最好用夾子將它們夾在一起）并且絕對不允許將工作安排任務表亂擱亂放。每個工作人員都要對自己手中的工作安排任務表負責。工作人員可以很好地利用工作安排任務表來記錄相關問題，便于活動總結的時候進行討論。

工作安排任務表的另外一個作用是明確責任。在你開始完成這些任務表的時候，它們會明確地告訴你需要多少人手、他們各自的任務與職責是什么、他們的工作地點在哪里、何時到位等等。
      如果你在工作安排任務表中將籌款活動的某些具體職責安排給了志筆愿者，則務必讓志愿者了解，在活動當天必須準時就位。
      在兩次不同的籌款活動上，志愿者的人數明顯少于預期人數，因為有半數以上的志愿者沒有到場。由于到場的志愿者無法順利地完成相關工作，所以影響到了籌款活動的成功舉辦。籌款活動原本就需要額外的人手參與。問題并不在于籌款委員會的成員，總之他們花費了大量的時間和精力來支持籌款活動。
      你必須讓志愿者們知道，你是多么需要、多么感激他們的支持，以及他們的支持對你的活動取得成功所發揮的重要作用。專門抽出時間與他們討論活動的時間安排以及他們將要負責的工作，告訴他們工作要求（著裝要求、禮儀要求、時間要求等等）。避免志愿者在不了解相關信息的情況下參加籌款活動，確保有活動策劃委員會的成員專門負責告知志愿者工作職責，并在活動現場對其進行監督。從志愿者的角度來說，他們也需要一個專門的負責人。
隨著越來越多的公司客戶成為非營利活動的主辦方，要想同時達到公司客戶、潛在的公司客戶以及非營利組織的標準和要求則并非易事。如果公司客戶進行活動策劃是為打響公司名字和品牌，那么他們就應該不惜重金找一家專業的成都活動策劃公司來操辦活動。他們習慣以專業水準來組辦活動，其對于活動的預期與使用志愿者來降低員工成本的活動策劃的預期并不相悖。