一個會議，派誰去不派誰去、要誰來不要誰來、派幾個人去、要幾個人來,這些問題不是由某一個人隨意決定的，應經過領導們的研究或群眾的推舉。因為代表單位(或群體)去參加會議其實就是去工作，是件嚴肅的事情。

那么如何最終確定與會人員的名單及人數,讓最合適的人選前來參會？以下方法可供參考。

1、明確參會對象的范圍 

通知中要明確列出必須參加會議的單位，那些可參加可不參加的單位,不應列入參加的范圍。否則,會場將人多嘈雜,這不僅會增加會議接待的壓力，同時也會增加會議開支。

2、明確參會對象的職務或級別 

對參會人員的職務和級別有何具體要求，要在會議通知中明確寫清楚，只有這樣，受邀單位才能派出最合適的人選前來參加會議。比如,有的會議要求必須正職干部才能出席，而有的會議只需分管的業務人員參加即可。在會務接待方面,會務組織者據參會人員的不同職務和級別有區別地安排接待和服務工作。

3、明確參會對象的身份 

應邀前來開會的與會者，其身份有正式成員和列席成員、旁聽成員和特邀成員四種。一方面,參會代表身份不同,在會議期間行使的權利就不同，所以要讓參會者明確自己的參會身份，好讓他們正確地行使自己的權利；另一方面，會議的組織者和主持人也應清楚其身份，以免影響會議的表決結果。這點對于決策性的大會尤為重要。

4、參會對象要有代表性 

這是指應邀前來參會的對象，其觀點是否能代表某一部分人的觀點，其意見是否代表了某一部分人的意見，他能不能代表這一部分人的利益并為他們說話，這是關乎會議能否真正發揚民主、集思廣益的關鍵因素。