一、建立適用于年會活動策劃的系統

對于大多數管理者來說，公司的年會活動策劃既是某一階段（比如年底）工作的一部分，也是一個長期的工作（每年都需要策劃年會活動）。因此，企劃部最好具備進行公司年會策劃的連貫方法。擁有連貫的方法意味著你、你的公司、供應商、甚至是年會參加者可以從每一次年會活動策劃中學習，發現需要改進的地方，從而在未來策劃出更好的年會活動。

二、使年會活動策劃不帶太多個人色彩

對年會活動的認知應該是整個公司的，而不應該是少數特定的人。雖然，年會活動是用一個小團隊去策劃，所有方法和技巧來源于這個團隊，因此年會活動的風格會是他們的反映。但是，我們不要忘了年會活動是為企業文化和遠景服務的，不適合有太多的個人風格在里面。所以，年會的策劃和實施應該獨立于個人喜好之外。

三、確保年會活動策劃進程的進度

為文件的形式反映年會策劃的進度，因為策劃團隊必須定時向老板進行匯報。有效、詳細和重點突出的工作日志可以記錄下整個復雜的年會策劃過程，讓BOSS掌握最新的進展。而且這些記錄還可用于未來的總結和經驗提取。

四、增加年會策劃的觀賞性和互動性

通常，年會活動策劃團隊看起來不像是在工作——因為策劃過程最明顯的結果就是活動本身。為年會活動所做的各種工作BOSS通常不容易看見。不管涉及多少工作，只要活動，大家就會認為舉辦年會活動是一件容易的事情。因此，在策劃中不斷記錄、報告和進行通報大會（可在網絡上進行）可以讓所有人看到整個年會的策劃過程，增加觀賞性和趣味性

五、年會也是很好地發現團隊優秀人才的好方式

讓年會策劃團隊有機會接觸更多的外界信息，成都年會策劃這些外界信息可能不僅與年會活動相關，你或許在策劃過程認識到更多具有特殊能力的同事、志愿者；發掘出更多更優秀的供應商。