個人覺得會議前期準備有五大步驟，今天在這兒給大家盤一盤。成都會議策劃
第一步：初步策劃/預估預算

初步策劃：首先是你活動的目的是什么？本人策劃執行過近500人的活動，屬五星級酒店三天兩夜國內500強企業管理年會活動全案，其中涉及接引、住宿、例會、晚宴、表演，等環節（僅廣告公司），此檔次年會預算總費用在50W起步，大部分費用是場地的住宿、例會餐飲；

預算：你要達到什么樣的效果？這個和你預算有很大的關系，預算多，能折騰的樣式的也多，作為甲方你第一需要對接的就是本公司負責人，再聯系酒店和廣告公司做出闡述活動大概規模結合三方建議估出大概預算上報審批；

第二步：后勤人員組織和時間安排 成都會議策劃
做出具體工作職責表和時間進度表，留有足夠的時間準備，大型會議建議提前30天準備，給活動視覺設計留有足夠的時間，并且通知廣告公司比稿，把場地物料布置和表演部分外包出去；
一定要有書面執行方案，總負責人，責任到人，定期例會通報進度。

第三步：酒店選址
參考多家市內同檔次酒店，并逐一實地調研，建議參考交通便利，離市中心區遠的高檔酒店；而且最好能試吃試住，酒店定好后帶廣告公司實地測量場地，并和公司行政部門確定與會人員名單，交于廣告公司設計邀請函，并送出。

第四步：會議物料布置和與會用品采購
這兩個可以交給專業的廣告公司和本集團采購，

第五步：會議現場
提前一到兩天多開彩排會議，保證隨時有問題隨時有人解決，其實以我個人的經驗來看，只要前期策劃方案做的夠詳細，中間執行環節不拖延，基本上沒有太大問題，如果對活動全案不了解，請參考廣告公司策劃經驗。
希望我的回答能幫助到你。成都會議策劃