1、明確活動背景、目的。

2、明確活動主題、時間、地點、參與人員、參與人數、活動內容、相關準備材料種類、數量。

3、組織會務工作小組，確定會務組領導及成員，制定會議準備工作部署。

4、根據確定的會議議程，制定會議預算，申請專項會務費用。

5、確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應急預案情況，形成會務指南樣稿，經會議小組領導確認后開始印刷。

6、發布會議通知，包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員。

7、確認發言人，選擇標準：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經歷豐富、感人或幽默的故事。

8、根據時間進行預演，防止時間不夠和提前結束的現象。

9、活動前期宣傳。

10、確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現場路線圖的樣式和內容，經會議小組領導確認后，開始制作橫幅、參會證、桌簽等。

11、檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證。

12、參會人員房間安排、餐飲安排。

13、提前安排人員到達會議現場，安排會議室、住宿、餐飲事宜。

14、檢查各項會務資料到位情況，包括匯報材料、會務指南等。

15、檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協調好地點、酒水。

16、確定進場時間、搭建內容。

17、提前一天與主持人溝通，進行現場彩排與準備。

18、組織布置會議室，并確定室內各項設備到位情況，包括桌椅擺設、投影儀、會議電腦、麥克風、電話會議機、打印機、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應急藥品、攝影攝像設備。

19、全面檢查各項工作落實情況，安排好指引人員、會議記錄人員、會議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員，統一著裝。

20、確定參會人員到會議所在地具體時間，做好分組。

21、專人舉牌迎接來賓，引領至接待區集中，同時段來賓集合完畢，引領上車。至酒店，引導到接待臺簽到。

22、熟悉來賓的工作人員應站在大門口迎接，做好參會簽到，人員到位后發放房卡、資料袋，包括會務指南、參會證、紙筆、溫馨提示（注意事項提醒、用餐及活動提醒）。

23、VIP接待：專人專車全程陪同，專車送達酒店，引至貴賓區休息，代辦手續，送至房間。開會時由高級別的領導親自陪同，指引坐在前排。

24、選好合影位置。

25、回程票務協調。

26、送賓流程：在酒店大堂定時定班， 專人領隊，專人跟車。

27、會議結束后，回收自帶物品、整理會議紀要，發布會議成果，總結會議組織經驗教訓。

以上流程是一個標準的大型會務會議流程，實際運用中，可根據會務會議的大小進行調整。結語，不管做哪種類型的活動，都必須要有一個詳細活動方案與流程，根據方案進行執行細分，細分越清晰，活動執行更成功。