會議管理制度　　一、會議組織　　（一）酒店級會議：酒店員工大會、酒店業務人員會以及各種代表大會，應報請辦公室批準后，由各部門分別負責組織召開。　　（二）專業會議：即全酒店性的技術、業務綜合會（如經營活動分析會、安全工作會等），由分管副總經理批準，主管業務部門負責組織。　　（三）部門工作會：酒店各部門召開的工作會，由各部門主管決定召開并負責組織。　　（四）班組（小組）會：由各班組長決定并主持召開。　　（五）外單位在我酒店召開的會議（如現場會、報告會、辦公會等）或業務會（如聯營洽談會等），一律由辦公室受理安排，有關業務對口部門協助做好會務工作。　　二、會議安排　　（一）例會的安排　　為避免會議過多或重復，酒店正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規定的時間、地點、內容組織召開。例行會議安排如下：　　1、技術會議　　（1）總經理辦公會　　研究、部署行政工作，討論決定酒店行政工作重大問題。　　（2）行政事務會　　總結評價當月經營工作情況，安排布置下月工作任務。　　（3）班組長以上經營管理大會（或酒店員工大會）　　總結上期（半年、全年）工作情況、部署本期（半年、新年）工作任務。　　（4）經營活動分析會　　匯報、分析酒店計劃執行情況和經營活動成果，評價各方面的工作情況，肯定成績，指出失誤，提出改進措施，不斷提高酒店經濟效益。　　（5）安全工作會（含治安、消防工作）匯報總結前期安全生產、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施。　　（6）部門事務會　　檢查、總結、布置工作。　　（7）班組會　　檢查、總結、布置工作。　　（二）其他會議的安排　　凡涉及多個部門主管參加的各種會議，均須于會議召開前10天經分管副總經理批準后，由總經理辦公室統一安排，方可召開。　　1、辦公室每周六應將酒店例會和各種臨時會議，統一平衡并編制會議計劃，分發到酒店主要管理人員及有關服務人員。　　2、凡辦公室已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會議時，召集單位應提前2天報請總經理辦公室調整會議計劃。未經辦公室同意，任何人不得隨便打亂正常會議計劃。　　3、對于準備不充分、重復性或無多大作用的會議，辦公室有權拒絕安排。　　4、對于參加人員相同、內容接近、時間相近的幾個會議，辦公室有權安排合并召開。　　5、各部門會議的會期必須服從酒店統一安排，各部門小會不應與酒店例會同期召開（與會人員不發生時間上的沖突除外），應堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。　　三、會議的準備　　（一）會議主持人和召集單位與會人員都應分別做好有關準備工作（包括擬好會議議程、提案、匯報總結提綱、發言要點、工作計劃草案，決議決定草案，落實會場，安排好座位，備好茶具茶水、獎品、紀念品，通知與會者等）。　　（二）參加酒店辦公例會的人員無特殊原因不能請假，如請假需經總經理批準。　　（三）有以下原因。副總經理以上的高層管理人員可提議臨時或提前召開酒店辦公例會：　　1、有重要事項需提交酒店辦公例會討論決定；　　2、各部門重要業務管理人員的錄用及辭退。　　（四）《會議紀要》屬酒店內部重要文件，具有一定范圍的保密性，未經批準不得外傳。　　（五）與會人員應知無不言、集思廣義，一經會議決定之事，應按期完成。　　（六）與會人員必須嚴格遵守會議紀律，不得隨意走動，不得使用手機。　　會議管理規定　　一、酒店會議主要由辦公例會、日常工作會議組成。　　二、例會中的最高級會議通常情況下每月至少召開一次，就一定時期工作事項做出研究和決策。會議由酒店總經理主持、參加人為酒店總經理、副總經理、各部門經理等領導。0　　三、酒店辦公例會是為貫徹落實做出的決議、決定召開的會議。會議由總經理主持，參加人員為各部門負責人及有關人員。　　四、酒店辦公例會由酒店辦公室組織。辦公室應于會前3天將會議的主要內容書面通知與會的全體人員，并在會后14小時內整理、發布《會議紀要》。　　（一）會議紀要的形成與簽發：　　1、酒店辦公例會會議紀要、決議，由辦公室整理成文；　　2、辦公室根據會議內容的需要在限定時間內完成紀要和決議的整理工作；　　3、會議紀要和決議形成后，由與會的酒店領導成員簽字確認；　　4、會議紀要發放前應填寫《會議紀要發放審批單》，審批單內容包括紀要編號、發放范圍、主管領導（或主持會議的領導）審批意見；　　5、會議紀要應有發文號，發放時應填寫《文件簽收記錄表》，并由接收人簽收；　　6、會議紀要應分類存檔，并按重要程度確定保存期限。　　（二）會議紀要作為酒店的重要文件，備忘已研究決定的事項，發至參加會議的全體人員，以便對照核查落實。　　五、日常工作會議由會議召集者填寫《會議申請單》，經主管副總經理批準方可召開，會議通知由辦公室根據申請部門的要求發出。如會議需要撰寫會議紀要，由會議召集部門撰寫完畢后報有關人員及辦公室。