會(huì)期是指整個(gè)會(huì)議活動(dòng)所需要的時(shí)間的長(zhǎng)短。會(huì)期主要根據(jù)會(huì)議活動(dòng)的議程長(zhǎng)短而定，分半天、兩天、三天、五天不等。

“會(huì)期適中”是指會(huì)期安排能夠滿足完成所有議程的要求，不拖沓也不緊張；同時(shí)還指每次集會(huì)應(yīng)有時(shí)間限制，最佳的時(shí)間范圍是在2個(gè)小時(shí)內(nèi)，若超過這個(gè)時(shí)限，應(yīng)安排會(huì)間休息。通常活動(dòng)策劃人員需要根據(jù)以下要素來決定會(huì)期的長(zhǎng)短。

一是看議題準(zhǔn)備的是多還是少。議題較多時(shí)，會(huì)期安排長(zhǎng)些；議題準(zhǔn)備的較少時(shí)，會(huì)期安排短些。當(dāng)然除了特殊會(huì)議之外。一般一次會(huì)議的議題應(yīng)當(dāng)安排適宜以確保與會(huì)人員能夠充分討論和發(fā)表意見，同時(shí)也確保能夠高效率地利用時(shí)間來充分解決問題。

安排會(huì)議的議題有如下技巧。

一個(gè)主要議題和一兩個(gè)小議題搭配安排，可以將同類性質(zhì)的議題同時(shí)提交一次會(huì)議討論。

可以適當(dāng)?shù)陌才乓恍?huì)議活動(dòng)的備選議題，方便大家在會(huì)議進(jìn)展順利、時(shí)間充裕的情況下，使會(huì)議進(jìn)一步討論二是看議程的簡(jiǎn)繁。不同性質(zhì)的會(huì)議活動(dòng)其會(huì)議程序也不同。議程的簡(jiǎn)單或者復(fù)雜也會(huì)影響會(huì)期的長(zhǎng)短，必須納入考慮范圍。

三是考慮松緊適度。會(huì)議的議程和日程最好不要安排得過密過緊，但也不要拖沓散漫，必須靈活安排，同時(shí)還要注意預(yù)留一點(diǎn)時(shí)間，以應(yīng)對(duì)臨時(shí)狀況或特殊情況。

商定了會(huì)議時(shí)間又確定了會(huì)期長(zhǎng)短后，成都會(huì)議活動(dòng)策劃人員才便于安排落實(shí)具體的會(huì)議日程，同時(shí)也便于在會(huì)議通知中寫明，使跟活動(dòng)策劃人員能有計(jì)劃地安排、協(xié)調(diào)好其間的工作。