就像作家有自己的劇本，作曲家有自己的樂譜，活動策劃人員也應該具備自己的一份工作安排任務表。這些工具發揮著相同的功能。就如同一個動聽的故事一樣，它們都包括開頭、中間部分和結尾等主要部分。每一個步驟都需要記錄下來，每個音符都需要安排在樂譜中它應該被演奏的位置上。所有人都根據同一頁面上的指示進行操作，所有事情都安排得清晰明了，出現錯誤的幾率因此而大大降低，并消除了個人主觀上的一些偏差，減少灰色區域與紙漏的發生。注重細節會產生神奇的效果。
      工作安排任務表被賦予生命之后，你就成為它們的指揮官。工作安排任務表是你活動的核心，它涵蓋了活動策劃從始至終所有的一切。需要專門有人來編制工作安排任務表，掌握列人工作表中的所有信息，此人必須是與供應商聯絡并完成計劃的唯一人選。指揮人員必須全面徹底地了解整個活動——每一時刻、每個步驟、每個細節——如同交響樂團的指揮、拍攝電影的導演。指揮人員的作用不是具體操辦活動，也不是進行社會交際。每個參與者需要清楚地了解自己的角色與作用以及何時人場，這就需要有一個人來負責整個活動的指揮與協調，以確保每個人都了解自己具體的角色。避免讓六七個人來聯系同一個供應商，以防埋下隱患，并且說明你缺乏專業能力。

活動日期即將到來的時候，或許你已經不再需要查看你的工作安排任務表，一切的工作內容自己都很明白。你就像樂團指揮一樣，在某一音符演奏出現錯誤的時候能夠清楚地識別出來。某一婚禮策劃人提前數月預訂了一處私人場所，準備為一位名流舉辦婚禮，結果在婚禮即將舉辦的十天前才發現新郎新娘原本計劃宣誓的草坪上修建了一個大游泳池和溫泉池。這時該策劃人才驚訝地發現，要想在那里舉行婚禮，除非穿上防水裝備。策劃發生此類災難簡直無法想象，并且在婚禮舉行前十天才發現問題，策劃人也難辭其咎。制訂工作計劃表的目的便在于此——確保一切都安排就緒，避免意外狀況發生。
       最終該活動策劃人員想到了一個解決方案，有家活動策劃公司因為活動管理不善而導致活動虧損5萬美元，丟掉了贏得回頭客、樹立口碑的機會，就會對公司的商譽有所損失，并且不得不設法應付因活動管理不善而大為惱火的客戶：客戶因為該公司的活動管理缺乏專業水準而準備一紙訴狀將該公司告上法庭。我們所處的社會環境是一個法律意識極強的環境，因此今天的活動策劃運作和現場執行必須進行全面記錄，以顯示策劃公司在活動的方方面面都已經盡心盡力。你的工作安排任務表將在這方面助你一臂之力，并且讓你能夠提前查缺補漏。