開始進行活動策劃之后，用前面提到的Excel來制作費用表，列出各項擬訂預算。如此進行得話就可以避免內容設計在活動中不會超出預算，就會看起來很明白。你還可以了解自己處理經費的情況，可以對各種不同備選方案進行比較，并且還可以控制活動不超出成本指標。例如將費用表制作完成之后，根據自己的預算標準，就可以決定對于餐桌上的擺飾，而使用酒店免費提供的蠟燭（使用真蠟燭還是電蠟燭取決于酒店情況與消防規定），以便將錢節省下來為雞尾酒招待會做一些特別的安排。你的目標是使活動別開生面、令人難忘，同時又不超出預算。大家必須得竭盡全力做到這一點。不要等到活動結束時才發現嚴重超支。要經常對賬每次出現了新的支出或者做出了任何修改或變動，都要對預算情況及時更新，這樣才不至于因為意外的費用而感到措手不及。
      由于活動內容各不相同，所以費用表也并無固定的公式或格式。開始制作費用表時，將活動的整個過程從頭到尾考慮一遍，列出項目大納。記住要將搬運設備、撤離活動會場、裝卸設備、排練等的費用計入預算。接下來再返回頭將具體費用填入表中。預算中的所有情況要毫無遺漏地全部記錄下來。不要接受口頭承諾。如今人事變動有如家常便飯，員工的流動性十分強，今天對你做出口頭承諾的人，明天可能已經辭職不干了。

各項條款與要求均需有書面憑證。確保供應商將合同中的內容表述得清楚明白。即使是小費這樣看似不重要的小事也要交代得詳盡具體——小費是根據消費總額的一定比例折算出來，還是消費稅即為小費？這一部分費用還有可能會有所增加，尤其是涉及到餐飲時。同樣食品與酒水所要繳納的稅費也可能有所不同，因此不要自以為是地認定稅費的金額。
      成都成都年會活動策劃公司在這里告訴大家一個小技巧：用Exccl制表記錄預算各項內容，并及時的進行更新。這樣不僅可以了解型預算相對的實時動態，還可以讓相關人員及時了解最新情況。
      從創意策劃階段進人到正式的實施階段后，早先設計的活動內容可能會出現變動。例如原計劃的普通迎賓酒會只需要使用開放式吧臺，并配備吧臺自帶的酒杯，之后迎賓活動改為特色酒會，為此還需要租用專用酒杯。這樣預算計劃就會受到影響，開支會像滾雪球一樣越滾越大。
      如果不能對費用表進行及時更新，最后預算就會受到嚴重影響。如果費用表對費用的變動進行隨時更新，那么在活動策劃時的預算與實際情況就不會有太大的差別。這樣的話如果活動開始時需要臨時增加一些內容也能應付自如，而且需要臨時增加內容的情況也時常發生。此外還應該了解了自己當前的財政狀況，才能夠做出合理的決定。