最理想的情況是用至少四個月的時間來進行活動策劃，即使許多細節情況仍無法確定也是如此。當然用一個半月的時間準備人數超過1000的高檔次大型活動并非不可能，但是這樣做通常會出現不盡人意的情況，例如找不到最佳場地，無法提供最好的娛樂項日。如果可以提前策劃好，又何需退而求其次？
      在確定活動策劃所需時間的問題上，要列出需要進行的各項工作，并擬訂其完成時問。如何才能確保活動的圓滿成功？以倒計時的方式用鉛筆在日歷上標注出擬訂的時間表。時間安排要留出余地。進行多方調查以便確定各項工作實際所需要的時間，這些時間上的浮動適用于對工作與生活的安排，能消除最后期限所帶來的壓力。
      給自己留出充足的準備時間以使各項工作都能取得最圓滿的結果。出現什么情況可能會令你無法如期完成工作，是最后期限前后矛盾，還是供應商因節假日而歇業？例如某印刷公司的假期通常安排在7月的后半月。因此必須和供應商核對各項時間的安排，并將節假日計入時間表中。總體而言夏天不宜舉辦活動—因為在這段時間內，甚至是媒體都在休假。

某大型籌款晚會計劃籌辦活動的時間為兩個月，因此尋找活動場地、拉贊助、安排娛樂活動、印制宣傳品以及賣出5000張500美元的門票等事宜均須在三個月內完成。在一系列會議之后，公司決定推遲舉辦活動，因為公司的策劃人員認為，僅有兩個月的準備時間根本不足以保證活動的圓滿成功。他們無法保證能夠找到最佳的活動場地以及安排最精彩的娛樂表演，而贊助經費也無法得到保證。由于會受到一些障礙因素的影響，例如新學期開學以及猶太節日等，因此也無法制訂出準確的時間計劃。最后計劃進行了重新修改，決定留出充裕的時間以便可以進行合理規劃、確保有足夠的贊助經費并簽約演藝界明星大腕來為晚會助興。
      成都成都年會活動策劃公司建議小伙伴們在進行策劃時，如果發現舉辦活動會弊大于利，則不妨將活動往后推遲一段時間，有時可能會遇到預算不足、時間不夠、活動會場不完美或者舉辦活貼動的時間不合適等問題。有時活動成本與資金無關。如果活動不能取得圓滿的結果，還要勉強繼續下去，那么最終就會導致結果得不償失了。