寫(xiě)在前言：本成都大型活動(dòng)策劃方案對(duì)象為大型會(huì)議活動(dòng)，由于大型活動(dòng)工作流程較為復(fù)雜，涉及繁雜的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)等事宜，因此需要在活動(dòng)具體執(zhí)行中制定嚴(yán)謹(jǐn)周密的活動(dòng)執(zhí)行方案，本執(zhí)行方案僅為大型會(huì)議活動(dòng)提供原則性指導(dǎo)。 　　本方案將大型活動(dòng)策劃分為項(xiàng)目籌備期、項(xiàng)目執(zhí)行期、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)期、活動(dòng)后期4個(gè)部分展開(kāi)。   　　一、項(xiàng)目籌備期   　　01、獲取信息和資料   　　和客戶初期建立溝通時(shí)，一定要摸清楚客戶的訴求和客戶的基本信息。如果你所在的公司已運(yùn)營(yíng)多年，業(yè)務(wù)流程比較清晰，可以制定一份標(biāo)準(zhǔn)版的客戶需求信息表，將需要知道的信息一一羅列出來(lái)。發(fā)送給客戶，讓客戶進(jìn)行對(duì)應(yīng)填寫(xiě)。   　　02、初次約見(jiàn)客戶   　　和客戶見(jiàn)面之前，先做好充分的準(zhǔn)備工作。例如：整理相關(guān)的案例資料，突出專業(yè)就對(duì)了！還有一個(gè)目的就是探下客戶的“虛實(shí)”。   　　03、頭腦風(fēng)暴會(huì)   　　拿下一個(gè)大型活動(dòng)項(xiàng)目，很大程度上依靠的就是團(tuán)隊(duì)成員的頭腦風(fēng)暴，如何將頭腦風(fēng)暴開(kāi)好，開(kāi)出價(jià)值來(lái)，就非常考驗(yàn)組織者的組織能力和協(xié)調(diào)能力。   　　04、提案階段   　　提案除了依靠專業(yè)能力和演講能力以外，也需要點(diǎn)運(yùn)氣。   　　05、內(nèi)部立項(xiàng)   　　當(dāng)大型活動(dòng)策劃已經(jīng)進(jìn)入到初始的合作階段時(shí)，就可以為項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)，將項(xiàng)目信息錄入到公司內(nèi)部的信息系統(tǒng)里面（MIS），沒(méi)有條件使用信息系統(tǒng)的，可以用表格工具來(lái)替代完成。   　　06、項(xiàng)目推進(jìn)表   　　項(xiàng)目推薦表是活動(dòng)公司都會(huì)用的一種表格，一般也會(huì)分為內(nèi)部推進(jìn)表和客戶推進(jìn)表，一份是內(nèi)部團(tuán)隊(duì)成員使用，一份是定期每天、每周發(fā)送給客戶。   　　07、項(xiàng)目碰頭會(huì)   　　項(xiàng)目碰頭會(huì)可以是和客戶進(jìn)行，也可以是和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。取決于項(xiàng)目本身的進(jìn)展情況。   　　二、執(zhí)行期   　　08、報(bào)價(jià)、合同管理   　　報(bào)價(jià)和合同雖然看似簡(jiǎn)單，但是稍不注意，就會(huì)釀成大錯(cuò)，另外，對(duì)報(bào)價(jià)單和合同的歸檔管理意識(shí)也很重要。   　　09、場(chǎng)地管理   　　場(chǎng)地管理主要分為場(chǎng)地篩選、場(chǎng)地排查、場(chǎng)地勘測(cè)3個(gè)部分，當(dāng)確定場(chǎng)地之后，一定要對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行充分的了解和實(shí)地勘測(cè)之后，再做出詳細(xì)的場(chǎng)地方案。   　　10、供應(yīng)商管理   　　供應(yīng)商主要分為搭建供應(yīng)商、AV設(shè)備供應(yīng)商2大類，還有小類的演藝供應(yīng)商、攝影攝像供應(yīng)商、第三方外包人員等。   　　還有人員派遣公司/服務(wù)人員管理、化妝、發(fā)型供應(yīng)商/個(gè)人管理、藝人經(jīng)濟(jì)公司/藝人管理、服裝供應(yīng)商管理。(文末有獲取)   　　11、演藝人員面試管理   　　演藝人員面試主要包括禮儀、模特、舞蹈演員、兼職人員等等。在大型活動(dòng)舉辦前期，都要對(duì)演藝演員進(jìn)行線下面試，篩選出符合活動(dòng)特質(zhì)的演藝人員，保證外部人員的專業(yè)性。   　　還有舞蹈演員面試流程、MO面試流程、MC面試流程、翻譯人員面試流程、CO面試流程、雜務(wù)人員面試流程。演職人員、服務(wù)人員、工作人員面試管理。除此之外，還有所有人員的會(huì)前培訓(xùn)管理。（文末獲取）   　　▲面試管理打分表   　　12、運(yùn)營(yíng)文檔   　　運(yùn)營(yíng)文檔分為執(zhí)行期、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)用2大類、主要是以各種表格進(jìn)行呈現(xiàn)記錄，合理安排、分工明確，其目的就是為了大型活動(dòng)策劃按照既定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)正常推進(jìn)。   　　三、現(xiàn)場(chǎng)期   　　13、物品檢查   　　運(yùn)送到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的所有物品，包括獎(jiǎng)品、道具、施工工具等等。可以根據(jù)前期制定的物品清單進(jìn)行一一核實(shí)，物品一定要做到“只多不少”。   　　14、入場(chǎng)前聯(lián)絡(luò)   　　再次和場(chǎng)地方、供應(yīng)商、客戶三方進(jìn)行電話確認(rèn)進(jìn)場(chǎng)的時(shí)間，是不是按照既定的時(shí)間和要求在有序進(jìn)行推進(jìn)，有沒(méi)有意外事件發(fā)生。   　　15、施工彩排的配合   　　遇到時(shí)間緊張的情況，可以根據(jù)施工的進(jìn)度來(lái)決定彩排的時(shí)間和位置，這里面就需要充分考慮到既不能影響正常的施工進(jìn)度，也不能耽誤進(jìn)行彩排時(shí)間。   　　16、物料搭建管理和注意事項(xiàng)   　　按照大型活動(dòng)策劃既定的施工要求，按質(zhì)按量完成物料的搭建工作，除此之外，還有AV燈光器材安裝的施工以及注意事項(xiàng)。   　　17、審查制度   　　審查制度分為彩排審查、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行審查2大類，彩排審查主要是核實(shí)演藝節(jié)目的質(zhì)量和呈現(xiàn)效果，現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行審查主要核實(shí)現(xiàn)場(chǎng)的物料和設(shè)備是否有損壞。   　　18、現(xiàn)場(chǎng)基礎(chǔ)要求管理   　　以工作人員的著裝為例，一定要嚴(yán)格按照公司規(guī)定，工作人員在現(xiàn)場(chǎng)的著裝要求進(jìn)行，以及要注意客戶對(duì)個(gè)人服裝的要求。   　　除此之外，還有時(shí)間基礎(chǔ)要求，現(xiàn)場(chǎng)紀(jì)律基礎(chǔ)要求，化妝、發(fā)型、首飾基礎(chǔ)要求，餐飲基礎(chǔ)要求，突發(fā)事件對(duì)應(yīng)基礎(chǔ)要求，撤場(chǎng)要求6種類型。（文末獲取）   　　四、大型活動(dòng)策劃后期   　　19、費(fèi)用結(jié)算   　　費(fèi)用結(jié)算是根據(jù)項(xiàng)目結(jié)束后，最終實(shí)際產(chǎn)生的費(fèi)用進(jìn)行整理和結(jié)算。以及團(tuán)隊(duì)成員在服務(wù)項(xiàng)目時(shí)，產(chǎn)生的報(bào)銷費(fèi)用進(jìn)行整理。   　　20、總結(jié)報(bào)告   　　總結(jié)報(bào)告需要做成2種版本，一種是供公司內(nèi)部進(jìn)行復(fù)盤(pán)總結(jié)，一種是交付給客戶。   　　21、資料整理存檔   　　這里指的資料一般是活動(dòng)結(jié)束后產(chǎn)生的音頻、視頻、照片，這些資料可用于案例展示，也可以用于后期的市場(chǎng)宣傳做背書(shū)。   　　22、寫(xiě)感謝信   　　一場(chǎng)成都大型活動(dòng)策劃的圓滿落幕，離不開(kāi)客戶、供應(yīng)商的支持和協(xié)助，寫(xiě)一封感謝信以作感謝，可以鞏固合作關(guān)系。

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