任何活動都有其節奏和流程，必須予以妥善安排。所有的細節都需要事先組織得井井有條、準備就緒。對活動進行精心的統籌安排是活動成功舉辦的前提保證，因為這樣可以使人分清輕重緩急，并將活動的結束時間以及各項工作的時間要求安排得恰到好處。

在確立了公司目標(或客戶目標)、活動目標，確立了活動風格，編制了成本清單以及初步預算等一系列事宜之后，就應該開始把合同中決定的時間安排和物流情況添加到活動安排表中，而這個活動安排表將成為所有參與主體——活動策劃人員、公司的活動策劃團隊以及供應商——開展工作所依據的出發點，即正式的活動統籌安排。

隨著活動的逐步開展，必要的變動不可避免，活動要素或增加，或減少，或更新;時間方面的要求可能會發生出乎意料的變化，伴隨著新情況的出現、供應商要求與活動會場要求的變化，要不斷地更新你的活動統籌安排。應該注意，每一次更改活動統籌安排時，都要標注更改的序號和日期——就如同更改成本清單一樣——這樣你就可以清楚地了解大家是否在使用同一版本的活動統籌安排依據。

組織井然有序，密切關注細節，這是組辦活動獲得成功最為重要的兩大要素。必須不斷進行檢查，以確保活動按照計劃有序開展。所有參與主體——公司客戶、活動策劃人員、供應商——必須嚴格遵守合同所規定的指導方針。花費兩個月的時間來批準某一項目，可能導致活動項目管理的失敗。如果活動安排過于倉促，工作到了最后關頭可能仍然無法完成。例如，你或許會花幾個小時的時間來設計一份富于新意的請柬，但是如果請柬無法及時交付印刷，無法及時郵寄，這對活動參與者的出席率自然會帶來災難性的影響。因此，做出開展活動的決定之后，首要的步驟之一便是制作一份活動計劃書，并以此作為活動的統籌安排依據。

制訂活動統籌安排時，要拿出日歷，從活動舉辦日期之前開始計劃起，規定何時完成何事。近乎失敗的活動事例不勝枚舉。有一次活動中，活動安排表與標牌到了最后時刻還在進行變更，而且沒有及時送到活動現場;另一次活動中，活動安排表已經發下去，宣傳插頁才剛剛送達;還有一次活動中，印有活動標記的T-恤拿到現場的時候竟是剛剛從服裝廠下線的——包裝盒打開后還依然散發著印刷時留下的蒸汽!所有這些細節都會令活動嘉賓感到活動的組織毫無條理性。凡此種種，只說明了一點：活動策劃不周、協調不力。

活動要素中必須設置嚴格的截止時間，否則，你將突然領略多米諾骨牌效應的威力。原本一件不起眼的小事，卻會產生難以想象的重大影響。一次籌款活動中，組織方在最后關頭決定改變座位的安排次序，導致自己沒有時間來進行最后的檢查。結果是漏洞百出，場面尷尬：同一張桌子安排給了兩家高級贊助商，結果不得不為他們再安排另一張桌子，而到場的重要嘉賓只得站著等。由于沒有規定要準備額外的桌布和擺飾，這張桌子和其他桌子相比，就難免顯得另類。最后時刻改變座位安排，自己就不會有足夠的時間來核查自己對座位次序安排所做的調整。

在與客戶、供應商以及一線策劃人員進行前期會面之前，就應該將一切都安排妥當。前期會面按照計劃應該安排在設備的搬入和安裝之前進行，以便所有的參與者都有時間對相關細節做最后的檢查，找出本來可以預見到，但由于物流方面的疏忽所導致的一些紕漏。你希望活動當天所有人都有良好的精神風貌，處于最佳狀態，發揮出最好水平，成功地協調和執行活動的每個環節;你不希望他們到了最后關頭還在四處張羅本該早已做好的基礎工作。