根據成都發布會策劃公司多年活動策劃和活動執行經驗來和大家一起分享公司新品發布會策劃需要籌備的一些工作。我們主要從新品發布會的人力籌備，策劃物料籌備以及策劃場地籌備這3個方面來跟大家詳細談談。

一、公司新品發布會策劃人力籌備

人的準備發布會人的方面的準備包括三種：

第一個指的是參會嘉賓的確定，直至嘉賓正常出席發布會。

第二個，指的是參加此次發布會的觀眾，需要從宣傳到報名結束，保證此次發布會的參與人數。

第三個，指的是活動現場的工作人員，現場人員的分工，各司其職，保證發布會活動的順利召開。

嘉賓的確定，往往需要在策劃發布會環節就開始對嘉賓進行邀約，并且隨時確定嘉賓的排期與動態，最好能有專人維護對接，直至對方出席發布會現場。因為一般大咖的時間排期都會比較滿，在一對一對接的情況下，首先能與嘉賓保持密切聯系，顯示主辦方對活動嘉賓的重視。其次也是為了持續確認嘉賓的時間安排，保證嘉賓按時到場。發布會觀眾的招募，也需要在策劃發布會前就開始進行，且在預熱期結束時，就必須完成發布會觀眾的招募工作。按照以往經驗，招募觀眾的數量，最好大于實際現場能容納的參與人數。

因為當天極有可能部分觀眾因各種原因無法參加活動，即使各位觀眾都按時到場了，我們也可以營造現場一種高朋滿座、人氣爆棚的現場氛圍。發布會工作人員的確定，需要在發布會預熱期結束前確定好。最好列一個分工事項表和負責人聯系表。將工作職責分配到人，專人專崗。并且部分工作人員有緊急問題時，隨時可以聯系相關負責人，協助解決。

二、公司新品發布會策劃物料籌備

物料的準備物料的準備，主要包括兩種：

第一種是指的發布會前期的宣傳物料，如之前說的邀請函，創意視頻等；

第二種，指的是發布會當天參會人員的伴手禮以及嘉賓禮物。因為這些物料都需要一定的制作周期，比如視頻，需要經歷腳本文案的確定，拍攝，剪輯，最終成片等過程。禮品的制作需要經過挑選，打樣，批量制作，運送等過程。

每一種物料的確認，一般都還需要公司領導的拍板。因此整個周期非常長，物料準備的截止時間，就是預熱期結束時，也就是說，發布會前一天，所有的物料，必須全部準備到位。

三、公司新品發布會策劃場地籌備

新品發布會策劃場地的準備，包括兩個步驟，第一步是策劃發布會階段，需要挑選合適的活動場地。第二個是，發布會召開前夕，發布會現場需要布置完畢。常見的發布會場地，按照人數規模不同，一般分為酒店、會議中心和體育場館。在確定發布會場地時，需要綜合考慮場地的檔次標準、交通條件、人數規模、整體價格、場地排期等因素，挑選出一個性價比最合適的場地。

在布置發布會現場時，需要提前設計布置方案，合理規劃發布會現場的各個區域，包括檢票區、活動會場、互動展示區等，活動會場又分為領導席、嘉賓席、媒體記者席、普通觀眾席等。還有現場各個宣傳元素，這些也需要考慮好。如果預算足夠的情況下，布置場地的工作，交給一個靠譜的外包供應商來做，往往效果看起來會更專業，主辦方也能更省心。

綜上，當我們考慮周全并執行了一整套的發布會籌辦內容后，包括3個核心和兩條線：發布會主題、發布會當天活動環節和發布會嘉賓、發布會宣傳線和發布會資源落地線。

此次發布會的籌辦就基本準備完畢了。仔細發現，我們完成由內而外，從核心到整體的籌辦工作。這樣的一個思路，對除了舉辦發布會之外的大型活動，也能起到一定的借鑒意義。但是，還是有一些點也需要大家注意：籌辦發布會是一個系統性的工作，最好能進行團隊化協作，互補不同同學的優勢，單靠一個人的力量幾乎不可能完成。

籌辦發布會的過程中需要大量的準備工作，做好進度的把控非常重要，作為負責人，對于發布會各個準備環節的進度，一定要做到心中有數，穩步推進。發布會是一個巨大的工程，耗時耗力，我們需要細心細心再細心，檢查檢查再檢查，隨時迭代優化策劃到執行一場發布會，是一個非常辛苦的過程，有身體的累，也有心累。

我們經常會感嘆，看著發布會從想法到落地實行，就像看著我們的一個孩子從孕育到出生一樣。相信每個做過大型活動的運營同學，都會有類似體會。不過我們那些痛苦的、懊惱的、沮喪的經歷，最后不統統都會變成我們的成長么？