會議準備工作，是保證會議順利召開并圓滿結束的前提和基礎。會議要想達到預期效果，首先取決于準備工作做得如何。對會前準備工作的要求是：“絲絲入扣，萬無一失” 。這就要求精心作好會前準備。

1、寄發會議通知

會議通知的內容要全，會議“五要素”即會議名稱、會議內容、會議范圍、會議時間、會議地址都要一一列出，缺一不可。寄發通知時，要做到“早、細、規范” 。所謂“早” ，即發通知要有適當的提前時間，以便于參加者有所準備；“細”是指通知的內容要具體、詳細，便于代表赴會；“規范” ，即通知格式要規范，要做到莊重嚴肅，行文規則。根據會議的內容和參加者的范圍，通知可采用張貼或郵寄的形式。郵寄時最好在信封上寫明“會議通知，收到急轉”的字樣，以免中途耽擱，也有的用電話通知。對距離遠的會議參加者，有關住宿和差旅費報銷等問題都應一并寫明。

2、選擇會議地址

會址的確定要本著適中、方便、舒適、經濟的原則來確立。會場的大小，要根據會議內容和參加者的多少而定。會場大而參加人員少，會給人一種空蕩蕩的感覺；會場小而參加者多，又會給人以局促之感。會場布置要和會議內容相稱。在大型會議的會場門口，應張貼“歡迎”之類的告示；如果會場不易尋找，應在會場附近安設路標作為指點。

3、確定會議內容

會前要認真研究確定會議的內容，不開無目的、無意義的會議。有些地方，開會好像形成一種慣例，凡會必成文，凡文必開會。會議內容單調而且重復，費時費力，勞而無功，并不能真正解決問題。現代生活的快節奏，使人們始終生活在緊張忙碌之中，召開無意義的會議會浪費與會者的時間，是對他們不尊重的行為。因此，會前應先確定內容，對可開可不開的會議，則堅決不開。

4、確定與會代表

在會議召開之前，必須確定參加會議的人員名單或者人員范圍。確定的原則應該是一切從有利于工作出發，嚴格控制與會人員范圍，做到該邀請的邀請，該控制的控制，堅決杜絕與會議無關的人員參加。邀請與會議無關的人員參加，不僅是對其他代表的不恭，也是對他本人的不敬，同時也會沖淡會議氣氛。

5、其他準備工作

要把會議開好，除以上幾條外，還應提前做好其他準備工作。應在會前成立會務組，大型會議還應分別成立秘書組、文娛組、生活組等，并確定各組的職責范圍，做到分工明確，落實到人。此外，還應包括印發會議文件、制發會議證件等。總之，要做到安排妥當，萬無一失。