會(huì)議主持是一門(mén)學(xué)問(wèn)，一門(mén)藝術(shù)，會(huì)議主持人應(yīng)了解和具備基本會(huì)議主持禮儀，會(huì)議主持人的禮儀主要有以下幾種： 1、做好會(huì)前的準(zhǔn)備工作 開(kāi)會(huì)前要明確會(huì)議目的，確定議題、程序和開(kāi)會(huì)的方法方式;選定出席的人員;確定會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)。要把會(huì)議目的、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、要求事先通知參加者，請(qǐng)他們做好準(zhǔn)備。會(huì)前應(yīng)收集意見(jiàn)，準(zhǔn)備必要的有關(guān)資料，做好會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備，搞好衛(wèi)生，桌椅的排列方法要適于會(huì)議的特點(diǎn)。做了充分準(zhǔn)備，會(huì)議就開(kāi)得順利、緊湊，效果就會(huì)好。 2、控制出席人數(shù) 國(guó)外群體心理學(xué)家研究表明，會(huì)議參加者超過(guò)10人以上，就容易出現(xiàn)不思考問(wèn)題和濫竽充數(shù)的人。有的單位規(guī)定與會(huì)者一般不超過(guò)12人。據(jù)研究表明，參加會(huì)議的人數(shù)與人們之間溝通的渠道數(shù)量和難度成正比，如下式所表明： ∑Mn=1=N×(N-1) 式中，∑——總和符號(hào); M——需要溝通的渠道數(shù)量; N——與會(huì)者人數(shù)。 如果3個(gè)人的會(huì)議，就會(huì)出現(xiàn)6條(即3×(3-1)=6)溝通渠道，而14個(gè)人的會(huì)議就會(huì)出現(xiàn)12條溝通渠道。 與會(huì)者越多，能夠充分利用個(gè)人才智的可能性就越少，主持者也就越難于有效地控制會(huì)議進(jìn)程。 3、嚴(yán)肅會(huì)議作風(fēng) 一要準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，不能遲到。二不準(zhǔn)私下交談，不允許做私活、早退席。三是發(fā)言不能信口開(kāi)河，不能離題胡扯。四要集中時(shí)間和精力解決主要問(wèn)題。五要發(fā)揚(yáng)民主，不搞一言堂。與會(huì)者只有自由地說(shuō)出自己的意見(jiàn)，才能更好地集思廣益。主要結(jié)論應(yīng)當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)，會(huì)而有議，議而有決，決而必行。 4、保持自然大方的主持姿態(tài) 主持人主持會(huì)議時(shí)，從走向主持位置到落座等環(huán)節(jié)都應(yīng)符合身份，其儀態(tài)姿勢(shì)都應(yīng)自然、大方。 (1)走姿 主持人在步入主持位置時(shí)，步伐要?jiǎng)倧?qiáng)、有力，表現(xiàn)出胸有成竹、沉穩(wěn)自信的風(fēng)度和氣概，要視會(huì)議內(nèi)容掌握步伐的頻率和幅度。主持莊嚴(yán)隆重的會(huì)議，步頻要適中，以每秒約2步為宜，步幅要顯得從容;主持熱烈、歡快類(lèi)型的會(huì)議，步頻要快，每秒至少約2—2.5步之間，步幅略大;主持紀(jì)念、悼念類(lèi)會(huì)議，步頻要放慢，每秒約1-2步之間，步幅要小，以表達(dá)緬懷、悲痛之情;平常主持工作會(huì)議，可根據(jù)會(huì)議內(nèi)容等具體情況決定步頻、步幅。一般性會(huì)議，步頻適中、步幅自然;緊急會(huì)議、重要會(huì)議，可以適當(dāng)加快步頻。行進(jìn)中要挺胸抬頭，目視前方，振臂自然。重要會(huì)議開(kāi)始前，在步入主持位置的過(guò)程中，不要與熟人打招呼。一般性工作會(huì)議，如果時(shí)間未到，落座后可適當(dāng)與鄰座寒暄，與距離遠(yuǎn)的人微笑點(diǎn)頭示意。行進(jìn)中步速不能過(guò)快，不能跨大步，以免顯得緊張、不安。如果特殊情況因故來(lái)遲，不要破門(mén)而入，跑步到位、大喘粗氣。應(yīng)該以手輕輕推門(mén)，進(jìn)門(mén)后快步到位，放下文件袋、落座，先向等候者道歉，并簡(jiǎn)要說(shuō)明原因，求得大家諒解，立即主持會(huì)議。 (2)坐姿 主持人主持會(huì)議多為坐姿。坐立應(yīng)端正，腰要挺直，頸項(xiàng)伸直，面對(duì)前方，虛視全場(chǎng)，雙臂前伸，兩肘輕按會(huì)議桌沿，對(duì)稱(chēng)，呈“外八字”。不能前傾或后仰，主持中不能出現(xiàn)用手抓頭、揉眼、搔臉、拄臉、不住地喝水、抽煙等多余動(dòng)作，以免顯得緊張，不夠沉穩(wěn)。 (3)站姿 在一些集會(huì)典禮中，主持人以站立姿勢(shì)主持。站立主持時(shí)，要雙腿并攏，腰背挺直，右手持稿底部中間。有風(fēng)的天氣，要雙手持稿，與胸等高，與身體呈45度。脫稿主持人應(yīng)兩手五指平伸，自然下垂，身體不能晃動(dòng)，腰背挺直，目視前方。兩腿不能叉開(kāi)，不能抖動(dòng)，兩手不能上抬、晃動(dòng)、抓握話(huà)筒等。 (4)手勢(shì) 主持人與一般講話(huà)者不同，一般不需要手勢(shì)。在一些小型會(huì)議進(jìn)行總結(jié)概括時(shí)，可以加入適當(dāng)手勢(shì)，但是動(dòng)作不能過(guò)大。 5、運(yùn)用豐富幽默的主持語(yǔ)言 主持會(huì)議要通過(guò)語(yǔ)言表述來(lái)進(jìn)行。因此，主持人應(yīng)特別注意語(yǔ)言的禮儀規(guī)范。 (1)所有言談都要服從會(huì)議的內(nèi)容和氣氛的要求，或莊重，或幽默。 (2)口齒清楚，思維敏捷，積極啟發(fā)，活躍氣氛。主持人一定要明確開(kāi)會(huì)的目的，比如：主持記者招待會(huì)，主持人、發(fā)言人要對(duì)記者提出的問(wèn)題，反應(yīng)敏銳，流利回答，不能支支吾吾;開(kāi)座談會(huì)、討論會(huì)等，主持人要闡明會(huì)議宗旨和要解決的問(wèn)題，切實(shí)把握會(huì)議進(jìn)程和會(huì)議主題，勿使討論或發(fā)言離題太遠(yuǎn)，而應(yīng)引導(dǎo)大家就問(wèn)題的焦點(diǎn)暢所欲言;同時(shí)，要切實(shí)掌握會(huì)議的時(shí)間，不使會(huì)議拖得太長(zhǎng)。 (3)會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，主持人對(duì)持不同觀(guān)點(diǎn)、認(rèn)識(shí)的人，應(yīng)允許其做充分解釋?zhuān)瑫?huì)議出現(xiàn)僵局時(shí)要善于引導(dǎo)，出現(xiàn)空?qǐng)觥⒗鋱?chǎng)時(shí)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)白。要處處尊重別人的發(fā)言和提問(wèn)，不能以任何動(dòng)作、表情或語(yǔ)言來(lái)阻止別人，或表示不滿(mǎn)。要用平靜的語(yǔ)言、緩和的口氣、準(zhǔn)確的事實(shí)來(lái)闡述正確主張，使人心服口服。 6、引導(dǎo)會(huì)議內(nèi)容 遇到冷場(chǎng)，要善于啟發(fā)，或選擇思想敏銳、外向型的同志率先發(fā)言。有時(shí)可以提出有趣的話(huà)題或事例，活躍一下氣氛，以引起與會(huì)者的興趣，使之樂(lè)于發(fā)言。遇有離題情況，可根據(jù)具體情況，接過(guò)議論中的某一句話(huà)，或插上一句話(huà)做轉(zhuǎn)接，巧妙柔和地使議論順勢(shì)回到議題上來(lái)。當(dāng)發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，如果因事實(shí)不清，可讓與會(huì)者補(bǔ)充事實(shí)，如事實(shí)仍不甚清，可暫停該問(wèn)題的爭(zhēng)執(zhí)。主持者應(yīng)設(shè)法緩和沖突，而不能激化矛盾，更不能直接參加無(wú)休止的爭(zhēng)吵。 主持者要善于觀(guān)察與會(huì)者的性格、氣質(zhì)、素質(zhì)和特點(diǎn)，并根據(jù)各類(lèi)人員特點(diǎn)，區(qū)別對(duì)待，因勢(shì)利導(dǎo)，牢牢掌握會(huì)議進(jìn)程。 7、減少會(huì)議時(shí)間 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，不準(zhǔn)拖延時(shí)間。國(guó)外有的公司有如下經(jīng)驗(yàn)：在公時(shí)間不準(zhǔn)開(kāi)會(huì)，凡二級(jí)主管會(huì)議，大都在下午6點(diǎn)以后舉行，并不得超過(guò)60分鐘，否則將由主席負(fù)責(zé)，輕者扣薪，重則解聘。嚴(yán)格限制會(huì)議時(shí)間，站著開(kāi)會(huì)，這可以抓住問(wèn)題的核心。有的公司把一般會(huì)議安排在午餐前，這時(shí)，與會(huì)者饑腸轆轆，無(wú)心閑談碎扯，會(huì)議很快抓住中心。限制發(fā)言時(shí)間，舉世矚目的南北首腦的坎昆會(huì)議，每個(gè)發(fā)言者只有25分鐘的時(shí)間。日本一個(gè)公司讓職工學(xué)會(huì)開(kāi)會(huì)的方法，教他們?cè)谝环昼妰?nèi)闡明符合議題的意見(jiàn)，避免講那些與議題無(wú)關(guān)的廢話(huà)。有人主張?jiān)跁?huì)議室掛一時(shí)鐘，像球類(lèi)比賽那樣隨時(shí)顯示出還剩多少時(shí)間，這會(huì)提醒與會(huì)者抓緊時(shí)間。 8、掌握會(huì)議進(jìn)程 主持人應(yīng)隨時(shí)掌握會(huì)議進(jìn)程。在工作性會(huì)議中，主持人就像交響樂(lè)團(tuán)的指揮，隨時(shí)控制、掌握會(huì)議進(jìn)程。為此，應(yīng)做好下述幾點(diǎn)： (1)事先準(zhǔn)備好一份會(huì)議議程表，并按照議程進(jìn)行。 (2)提請(qǐng)與會(huì)者注意本次會(huì)議的目的，并使會(huì)議始終不離宗旨，以保證會(huì)議順利進(jìn)行，并達(dá)到預(yù)期目的。 (3)規(guī)定會(huì)議的開(kāi)始時(shí)間，并對(duì)結(jié)束時(shí)間作出限制。要準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，按時(shí)結(jié)束。另外，在工作會(huì)議的進(jìn)行過(guò)程中，有時(shí)會(huì)碰到需要裁決的問(wèn)題。“少數(shù)服從多數(shù)”的民主集中制原則固然必須遵守，但對(duì)少數(shù)人的意見(jiàn)也應(yīng)給予尊重，并把它交付給全體與會(huì)人員反復(fù)推敲。 會(huì)議的氣氛是否融洽、順利，與會(huì)議主持人角色扮演得好壞有很大的影響。會(huì)議主持人是宣布開(kāi)會(huì)、散會(huì)、休息及主持會(huì)議進(jìn)行者，主持會(huì)議應(yīng)公平、公正，客觀(guān)地行使其職權(quán)。會(huì)議主持人在會(huì)議中，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)： (1)應(yīng)明確介紹所有來(lái)賓及參與開(kāi)會(huì)的人士。 (2)如有許多貴賓，無(wú)須請(qǐng)貴賓一一致詞，請(qǐng)一位代表即可。 (3)如同時(shí)有兩人以上請(qǐng)求發(fā)言，這時(shí)若沒(méi)有其他補(bǔ)充或都尚未發(fā)言時(shí)，可請(qǐng)距離主持人較遠(yuǎn)者先發(fā)言。 (4)維持會(huì)場(chǎng)秩序，并遵守會(huì)議規(guī)則。 (5)不可在發(fā)言人尚未發(fā)言完畢時(shí)隨便插嘴，但有權(quán)控制發(fā)言人的發(fā)言時(shí)間。 (6)請(qǐng)人發(fā)言時(shí)，態(tài)度要誠(chéng)懇，用語(yǔ)應(yīng)有禮貌。 (7)有人發(fā)言時(shí)，應(yīng)看著發(fā)言人，仔細(xì)聆聽(tīng)。 9、重視會(huì)議效率 列寧曾專(zhuān)門(mén)為人民委員會(huì)倡導(dǎo)和制定了開(kāi)會(huì)的紀(jì)律。其內(nèi)容： (1)只請(qǐng)與討論問(wèn)題有關(guān)的人參加。 (2)不許遲到，無(wú)故遲到半小時(shí)罰款五盧布，半小時(shí)以上罰十盧布。 (3)開(kāi)會(huì)有事只許遞紙條，禁止說(shuō)小話(huà)。 (4)給報(bào)告人的時(shí)間是十分鐘。 (5)給發(fā)言人的時(shí)間，第一次是五分鐘，第二次是三分鐘。 (6)發(fā)言不得多于兩次。 (7)對(duì)議程贊成或反對(duì)的每次表決，占一分鐘。 (8)例外情況按人民委員會(huì)的特別決議處理。 從上述規(guī)定中，可以看出列寧是多么珍惜時(shí)間和重視紀(jì)律，他反對(duì)講廢話(huà)，反對(duì)事拖拉的官僚主義作風(fēng)。