選擇在恰當的時間集會，安排時長合適的會議時間，不僅可以體現出組織者的會議意圖，同時更能夠提高整個會議的效率。因此會義召開時間的選擇、開會時間的長短是會議策劃人員必須考慮的重要因素，需經過會議多部門、多方面商量、協調后方能確定。一般確定會議召開時間要考慮以下要素。
（1）是否適合會議組織人員完成全部準備工作。因會議的組織者是整個會議的關鍵人物，因此在確定會議時間時，必須保證會議的組織者有充分的時間做好開會前的各項準備工作。

（2）是否方便與會人員（尤其是會議的核心人物）參加出席。每次會議的召開都有其要求必須到會的核心人物，才能使會議的目標最終得以順利實現。如果該出席的領導不能前來出席，該參與的會員又因這因那而缺三拉四不到會，那這樣的會議恐怕只有改期再開了！否則人數不足，開了也只能達成一些無效的共識和決議。因此會議召開時間需要盡量和與會人員進行協調，以確保更多的人能來參加。
（3）會議召開期間的自然因素。比如在一些在公共場所舉辦的露天活動和集會，就要充分考慮到當地季節氣候的變化和具體當天的天氣變化等因素。組織者應盡量避免在氣候多變的季節和地區集會，因為這不僅增加了組織會議的難度，同時也會影響與會者的出席和參加會議的情緒。
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