舉辦一場成功的發布會活動，在前期的活動策劃方案以及活動的準備工作是必不可少的。為了讓新聞發布會更具影響以下為您提供幾點參考。新聞發布會涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分：  

1、活動策劃與主題確定  

2、節目策劃與議程安排  

3、資料準備  

4、與會人員邀請、溝通與確定  

5、時間、場地落實與場景布置  

6、產品展示、演示與信息發布  

7、現場氣氛控制  

一、清楚此次發布會所要達成的目標，發布會的類型，以確定其規格、方向和基本風格

本次發布會主要目的是通過新聞媒體向衛生醫療界、公眾傳達企業新產品信息，傳達企業技術領先的形象，以及“促進人類健康”的品牌形象。發布會的類型屬于信息發布，規格應當較高。因為是企業的信息發布，因此，不同于政治性強的會議，基本風格不應太嚴肅，正式規范中有活潑。  

二、成立籌委會，組織相關的人員，確定組織、人員保障

一個發布會牽涉到方方面面，各項工作相互鏈接，相互聯系，彼此交叉，必須統籌安排，多管齊下，同時進行，僅憑一己之力，殊難完成。組織、溝通和協調非常重要。  

從這個發布會來看，主要的工作可以分為幾大塊：活動策劃與資料準備、官員專家邀請與溝通、新聞媒體的邀請與溝通、經銷商的邀請與溝通、產品講解與展示、后勤與會務、現場布置等，建立組織應該按照事情而定。  

三、建立組織的原則

專業原則

專業的人做專業的事，知人善任。比如，經銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關負責人、企業高層出面，不另設組。新聞界的溝通與資料的準備都是公關部門人員的專業特長，故新聞界的溝通也不另設組

平衡原則

因事設組，每個組的工作量相對平衡

分工原則

分工應該明確，職責分明，以防止互相推委的現象，另外，隸屬分工和橫向協作都要明確

扁平原則

一般在大型的活動中有多層次的“金字塔”結構，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機動，人員不要太多，精干、高效為要

制度原則

盡管是臨時性組織，但一旦加入組織機構，人員就應受規章制度的約束。  在國內，大多數記者不會提惡意刁難的問題，有時連善意刁難的問題都少涉及到，往往覺得太不精彩。事實上，提問能夠反映記者對會議內容理解、把握的廣度和深度，是記者站在大眾的立場提出爭議點、重點、難點和大眾關心的“點”，更有助于傳播。  

發布會前一般會準備記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。  

在發布會的過程中，對于記者的提問應該認真作答，對于無關或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對于涉及到企業秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業機密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜采勸無可奉告”的方式。對于復雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會后探討。  

整個會議應有正式的結尾。本次發布會安排在11：30結束，則應該有午間酒會或自助宴會等，在會議結束時，由主持人通知時間與地點。  

發布會后，宴會前，一般在貴賓室安排更深入的采訪。  

值得說明的是，新聞發布會千頭萬緒，方法也盡有不同，尚有諸多細節不能在此反映，這只是方法的一種，更多的還待讀者在實踐中體會。