會務工作是一項復雜的系統工作，也是辦公室的一項重要的職責，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現難以彌補的錯誤，造成不良影響。要想做好會議服務，應注意完善以下幾項工作:
一、會前準備工作
1.組織會務班子，明確工作職責。大型會議還要制訂詳細的會務工作方案。
　　2.發出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。
　　3.印制會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。
　　4.大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。
　　5.大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。
　　6.會場布置。會場布置要充分體現會議氣氛。
（1）懸掛會標、徽記、旗幟等。（2）設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區域，并使與會者明確。（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。（5）擺放適量花卉。
　　7.后勤服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細致安排。
　　8.做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。
　　9.進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。
二、會間組織與服務工作
　　1.會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。
　　2.搞好會議簽到、材料分發。
　　3.落實主席臺領導、發言人是否到齊。
　　4.按預定方案組織與會人員由前向后依次就座。
　　5.維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機及BP機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。
　　6.做好會議記錄，寫好會議簡報。
　　7.組織照相。
　　8.為與會人員預定車票、機票等。
三、會議善后工作
　　1.會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。
　　2.組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。
　　3.做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。
　　4.做好會議報道工作。