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時間：2021-12-08

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學生會活動策劃組織參考



一、基本步驟與注意事項：

1、了解需求：特別是自己做主創的活動，一定要事先了解同學的需求，包括是否對此有興趣、希望以怎樣的活動形式開展等，必要時還可以針對性的做調研工作。

2、策劃先行：策劃是辦活動的脈絡，一份好的策劃是成功的前提；策劃書應該包括活動的總體規劃、活動實施各階段的具體安排、活動的收尾總結工作的安排、活動的應急方案等各項內容，目的就是通過這份策劃書的制定使得活動能夠讓任何一個有一定責任心的人、只要按照策劃書執行就能夠比較好的完成該項活動的組織工作。

3、獲得支持：獲得領導的認可與支持，是一件非常有必要的事情，任何一個活動必須得到學院/學校/任何與該活動的審批、監管有關的老師的支持都能夠使的活動能夠大放異彩，而他們的阻撓則會讓你的心血付諸東流，所以必須盡可能獲得領導的認可與支持。

4、組建團隊：組織任務小組，分配人員職責。權責相應，每個人都要非常明白自己的責任。注意，分配任務要以人為單位，而不能說某件事“你們幾個做”，這樣這件事情基本做不好。有幾個方向：指揮中心，外聯贊助組，現場工作組，宣傳媒體組，現場秩序、禮儀接待組、應急人員。打印出權責清單，讓每個人看得明明白白。并且，每天碰頭一次，及時匯報進展，以便處理各種信息；

5、經費來源：如果沒有足夠的活動經費，可以尋找贊助商，與他們進行艱苦地談判，最后取得雙方能認可的協議，當然這個工作主要由公關部承擔，但是各個部門仍應該盡量配合好公關部工作，必要時應該由活動的主創人員與公關部詳細說明活動的細節甚至參與洽談，這是活動需要。有了經費，一切好辦；注意：廣告不能太過分，談判一定掌握尺度，否則商業味道可能讓晚會failing！

6、整合資源：資源可以分為人力、物力和財力；所謂財力就是上面所說的經費來源，所謂人力就是指活動的策劃組織團隊和活動的具體執行、參與者，所謂物力包括場地、設備、道具等。整合資源的意思就是，你要將現有的所有人力物力財力恰到好處的分配給活動的各個項目，是活動能夠順利地得到運作。

7、進行宣傳：調足參與者的胃口，可以玩懸念，也可以獎勵刺激，比如，講座有講座單、現場有抽獎、參與有禮品等等。當然，這也不只是廣告、海報、橫幅等的職責，更應該發動學生會成員進行“面傳”，可能大家都沒有嘗試過這么做，但是這也不失為一種比較有效的宣傳傳播方式。

8、現場指揮：現場必須有一個指揮中心/總負責人，負責及時調度，他的任務包括：在活動舉行前，事先擬定一份現場準備工作的實施細則，提前幾天發給各個工作人員，同時說明他們的職責；另外，對工作人員分組，分別確定組長進行負責；制定好活動現場的布置工作的具體流程，確定各工作的完成時間并嚴格執行。

9、加強溝通：活動進行過程中，要有至少一種讓所有工作人員溝通的方式。比如手機短信，紙條或手勢。注意，在某些室內活動場所（例如，報告廳、部分教室）手機信號很差，所以必要時還是應該使用原始的紙條或者手勢，實在迫不得已還可以通過傳話的方式——當然應該避免影響現場活動的進行。

10、特別提醒：要事先安排好領掌的（托兒），即制造氣氛的人員要特別安排好，對于各種可能出現的冷場的情況也應該做好相應的應急方案。另外，應該特別注意禮儀，在迎、送參與活動的高層人物（領導）時千萬謹慎，不要失去任何禮節；

二、活動的策劃類文案：

活動的組織策劃不僅是指制作一份計劃書，更重要的是如何通過事先制定的計劃書指導后續各項活動的組織、準備工作的有序進行。下面將通過策劃書的各個部分為序，說明活動的策劃組織需要注意的事項：

（一）策劃書名稱：可參考下表，具體可根據頁面效果確定

行

內容

格式

1

活動主辦單位+屆數+名稱

居中、字體可以是黑體或者宋體加粗、字號可以是三號到二號

2

如有需要的話，活動副標題

字號可與上一行相同，或者小一點（例如，上一行二號，本行可以小二號）

3

“活動策劃書”

例如：

東華大學人文學院第三屆博雅盛典（學術文化節）

活動策劃書

也可

東華大學人文學院

第三屆博雅盛典（學術文化節）活動策劃書



（二）活動宗旨：（也可稱之為活動目的、意義和目標）

活動的目的、意義應用簡潔明了的語言將目的要點表述清楚；在陳述目的要點時，該活動的核心構成或策劃的獨到之處及由此產生的意義（經濟效益、社會利益、媒體效應等）都應該明確寫出。活動目標要具體化，并需要滿足重要性、可行性、時效性。

例如，博雅盛典的活動宗旨可以是“為促進我校學術學科建設，展示人文學院8年來豐碩的教學成果，提高廣大同學的人文社會科學素養，豐富學校課外學術交流與實踐活動的內容，特舉辦此屆東華大學人文學院博雅盛典（學術文化節）。”


（三）活動主題：

這個根據不同活動的性質、內容、目的、意義制定，通過一個短語簡明扼要的說明此次活動的主要內容和主要思想，例如，“思想的交流，文化的融合”


（四）主辦單位：

說明該項活動的主要策劃者和組織者，有必要的話也應寫明承辦者。

例如，校學生會的活動由人文學院學生會承辦的，則應注明

主辦單位：東華大學松江校區學生聯合會

承辦單位：東華大學人文學院學生會


（五）活動對象：

寫明活動主要針對的參與對象，以確定活動的宣傳、組織主要應針對哪些群體進行。

例如，教務處主辦、人文學院學生會承辦的普通話比賽就應注明

參與對象：全校學生


（六）活動時間：

注明該項活動的總體時間跨度，即該項活動延續多少時間

例如，博雅盛典活動時間可以是

2007年10中旬至2007年12月上旬


（七）活動主要內容：

主要適用于大型綜合性活動，簡單列明活動的各項子活動名稱和內容，如果各項活動可以確定時間的話，還應注明活動的大致時間。

例如，第三屆博雅盛典活動的主要內容是

（一）博雅殿堂

I“百家爭鳴”

II“博采眾長”

III“人文論壇”（由秘書處協助）

（二）博雅書院

I好書TOP10有獎征集活動

II人文社科類學術征文活動

III師生交流沙龍


（八）活動組織：

這是活動策劃書中最核心的內容，作為策劃的正文部分，表現方式要簡潔明了，使人容易理解，但表述方面要力求詳盡，寫出每一點能設想到的東西，沒有遺漏。在此部分中，不僅僅局限于用文字表述，也可適當加入統計圖表等；對策劃的各工作項目，應按照時間的先后順序排列，繪制實施時間表有助于方案核查。人員的組織配置、活動對象、相應權責及時間地點也應在這部分加以說明，執行的應變程序也應該在這部分加以考慮。

主要應包括活動準備、活動組織、活動總結三個部分，當然，下述的具體內容不一定要在同一份計劃書中出現，但是在活動策劃階段必須對如下問題有針對性的制作相應的計劃、實施細則等，以指導活動的準備與組織。

1、活動準備：（活動準備是指活動準備階段的工作計劃）

（1）宣傳工作：海報制作與張貼、橫幅制作與懸掛、邀請函制作與發送、宣傳傳單印發

（2）活動準備：列出所需資源（人力資源、物力資源），包括使用的地方，如教室或使用活動中心都詳細列出。可以列為已有資源和需要資源兩部分。并注明包括“場地聯系”“工作人員”“活動人員的聯系”“活動材料的準備”等的具體時間節點（即各項工作的完成時間）。

（3）嘉賓評委的邀請

（4）活動出現突發事件的應急計劃的制定


2、活動組織：（活動的現場準備階段的工作計劃）

基本準備：這個部分需要對活動現場的種種所需設施、物品、人員做好規劃，主要包括：會場布置、嘉賓/評委、現場工作人員、技術/設備、信息聯絡、其他

（1）會場布置：主要包括飲用水、席卡、座位（座次）、參考資料的發放、講臺、鮮花、其他裝飾用品等

（2）嘉賓評委：主要包括確認各位嘉賓評委是否能夠到場（保險起見可“三次確認”：遞交邀請函的時候、活動前一天、活動開始前4小時左右分別確認一次）、是否需要嘉賓/評委的休息室（以供嘉賓評委提前當場的休息、評委退場評議等）、由專人負責迎接嘉賓/評委（適用于邀請校外的老師或專家）、嘉賓/評委致辭稿、嘉賓/評委所使用的資料（包括活動流程、活動簡介、小紀念品、筆等）

（3）現場工作人員：主要包括

A人選：主持人（包括主持稿的確定）、禮儀人員、會場服務、秩序維持、技術人員（例如，PPT的播放）

B分工：現場準備時的“總指揮”、各小組的負責人、各小組的具體工作內容（包括進行必要的培訓和演練）等

（4）技術/設備：主要包括

A技術：現場所需要的特殊設備的租借/采購、安裝、調試，PPT、視頻、音頻文件的制作、調試，相應工作人員的確認和必要的培訓演練。

B設備：主要是指活動現場用到的話筒（固定式？有線/無線？幾個？怎么安排？）、燈光、音響、投影儀、舞臺、道具、服裝、獎品等

（5）信息聯絡：主要是指活動相關參與人員的聯絡工作，包括參賽者、嘉賓評委領導、觀眾、工作人員，贊助單位、合作單位，甚至采訪的媒體等的聯絡工作，確認活動的各項準備工作以及活動的時間、地點、內容的告知等。

（6）其他：是指雖然與活動本身可能并無直接聯系，但是仍需要事先準備的工作，包括接送車輛、合影、餐飲招待、后續聯絡等，根據活動的具體情況調節選用。


以下根據不同活動類型列舉部分活動需要特別注意的內容以供參考：

（1）會場型活動（例如，演講比賽、講座、論壇等）：預防冷場的“現場氣氛調節”（也就是“托兒”）、現場控制（現場秩序、提問等環節的時間控制等等）

（2）舞臺類活動（例如，迎新晚會等）：服裝、道具、活動后清理人員等

（3）戶外型活動（例如，運動會等）：安全措施、活動后清理人員等


其他可能涉及的內容：贊助方式、合同協議、媒體支持、校園宣傳、廣告制作等。


3、活動總結

主要包括活動資料的記錄和整理、活動總結的制作、經驗總結等

（1）活動資料的記錄和整理：包括參與者反響、活動報道、活動現場照片、影音資料等的記錄和整理；

（2）活動總結的制作，包括活動總結書的制作、活動現場影音資料的整理匯總等；

（3）經驗總結，針對活動策劃組織的各個環節中出現的問題進行總結，找出問題或者漏洞并制定相應的解決辦法，避免今后的活動中出現類似問題。


（九）經費預算：

活動的各項費用在根據實際情況進行具體、周密的計算后，用清晰明了的形式列出。

需要注意的是，這部分的寫作可能有其“兩面性”，主要出現在由學?；蛘邔W院撥款的活動上面，例如，由學院撥款的博雅盛典、由教務處撥款的普通話比賽：

首先，先要做一份所謂的“自己的預算”，對活動中可能的花費做好嚴格的估計，盡可能詳細的羅列出各項支出項目、單價、數量、總價等，以便控制好活動總體的花費。同時，對于活動操作過程中也要嚴格遵守，禁止超支。

然后，要做一份用于上交的“預算”，這份預算的要求是“做滿”。具體的來說，就是把該項活動撥款的全部金額都做進預算并適當“超支”（超個10%），比如，普通話比賽的撥款是2000元，這個時候，上交的預算的總金額應該在2100-2200之間，這樣可以充分利用該項活動的經費。

最后，在做完了兩個預算后，要對活動預計的各項支出內容做一個審核，看看是否合理：

比如，每項支出的金額是否有“浪費”之嫌。


（十）活動中應注意的問題及細節：（也可稱之為應急方案）

內外環境的變化，不可避免的會給方案的執行帶來一些不確定性因素，因此，當環境變化時是否有應變措施，損失的概率是多少，造成的損失多大，應急措施等也應在策劃中加以說明。例如，在戶外的活動應該防備陰雨天氣的影響；競賽類活動應該防備評委的因故缺席等等。另外：可以專門給策劃書制作封頁，力求簡單，凝重；策劃書可以進行包裝，如用設計的徽標做頁眉，圖文并茂等；如有附件可以附于策劃書后面，也可單獨裝訂；策劃書需從紙張的長邊裝訂；一個大策劃書，可以有若干子策劃書。


三、會場布置：

1、席卡的擺放：首先要弄清楚各位領導的“大小”，一般順序（也就是主持人介紹到場嘉賓的順序）如下：

（1）我學院的：

人文學院黨總支書記沙國華

人文學院院長張怡

人文學院副院長陸益軍

人文學院副院長吳志剛

人文學院黨總支副書記沈潔（大）

人文學院分團委書記周錚錚

然后是輔導員，一般可以根據年齡大小、專職兼職排列（例如，李順良前沈潔（小）后）

（2）其他非學院領導可以按照黨、政、團的順序排列，同一系統（例如同是教務處的）按照正職、副職、一般的順序排列。

（3）校級高于院級

然后是席卡的擺放，一般從嘉賓席的正中間開始，左右左右（一般座位安排，左為上）排列，例如：吳志剛、張怡、沙國華、陸益軍、沈潔（大）

最后要注意的是席卡的印制，一般選用隸書、華文新魏等字體，盡量避免使用華文行楷一類的字體。

2、嘉賓所用材料的準備：

任何一個活動，嘉賓手中需要有如下材料：活動流程、活動簡介、活動相關資料、筆、水，嘉賓所用的材料一般都采用粉紅色的紙印制。

（1）嘉賓致辭：

一般嘉賓致辭最好在邀請嘉賓時就選定需要致辭的嘉賓，并將我們擬定的發言稿先交給嘉賓；活動現場要在需要致辭的嘉賓的材料中放入一份嘉賓致辭發言稿，同時主持人手上、主持臺上都要有一份以防萬一，發言稿均使用粉紅色紙印制，字號一般不小于四號、多采用1.5倍行距、最好不要采用花哨的字體（例如，應該避免使用諸如華文行楷一類的字體，便于嘉賓辨識），一般發言稿不多于一頁A4紙。

（2）活動流程：

如果每位嘉賓都有不同的參與（例如致辭、揭幕、宣布開始、點評等）可以在該嘉賓的流程中注明，如果實現無法確定嘉賓是否出席的，可以在每張流程上均注明何處需某位嘉賓做什么。

（3）活動簡介：

一般情況下，活動簡介可算是在所有材料中最吸引眼球的部分，可以通過“造型”的改變突出新意，例如可以做成紀念封、通訊錄、小臺歷一類的，不失實用價值，又能起到一定的宣傳效果，當然如果能控制一下成本的話，甚至可以用這種方法作為宣傳手段。

（4）活動相關資料：

例如，類似比賽的活動需要評分表、評分標準；類似頒獎的活動需要簡單說明頒獎方法或安排；類似總結的活動需要活動的簡單總結材料等等，都要視該次活動的內容而定。

3、工作人員安排：

（1）禮儀接待人員：安排好活動的禮儀接待人員，包括引導領導嘉賓入場、發放嘉賓所用材料、發放活動簡介和流程等。

（2）現場秩序維持：例如，競賽類活動對觀眾秩序的維持和選手的引導、頒獎類活動領獎人的引導等。

（3）收尾工作人員：做完活動以后別忘了把現場收拾好，包括安排好送領導、嘉賓、評委離場，安排好競賽類活動如有后續比賽安排的通知等。


四、活動記錄

每項活動無論是否“出彩”都必須做好活動的記錄工作，活動記錄包括文字材料、影音資料、現場圖片、活動反饋四個部分。

1、文字資料：

（1）活動計劃：活動計劃書的制作在上面第二部分已經介紹過了，這里就不再贅述。

（2）實施細則：實施細則是對實施過程中的各個細節做好詳細的安排，包括各項準備工作的要求、時間，所涉及的人物、邀請，所涉及的器材、設備等等，都要做好詳細的安排，從而細化活動計劃的內容，使之成為直接指導活動操作的“工作手冊”。

（3）活動報道：在活動進行后，應該在第一時間做好活動報道，活動報道應該包括對活動時間、地點、參與對象、活動現場效果的描述，以及活動的現場照片。

2、影音資料：活動現場的影音資料應該包括活動現場的整體的全景、活動精彩部分的特寫、活動參與者的表情等。

3、現場圖片：要求與影音資料的要求基本相同。

4、活動反饋：包括活動參與者的感想、活動組織者的感想、領導嘉賓評委老師的評價等，可以通過正式的采訪，也可以通過非正式的聊天等方式搜集整理。


五、活動總結：

活動總結一般包括兩個部分：活動總結書、活動總結資料，對于大型綜合性的活動必要時還可以開展總結活動（例如在活動中心進行活動成果展示等）。

1、活動總結書：一份完整的活動總結書應該包括：活動的策劃組織、活動的總結書、活動的現場圖片、活動成果四個方面。具體參考《范例》。

2、活動總結資料：主要包括活動的視頻總結資料、現場圖片、總結書、總結活動的相關資料（海報、展板等）資料，按活動名稱與時間整理，并保存于光盤中（或其他電子存儲設備中）。


（XXX學校學生會落款）

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