一、發布會環節構成

常見的環節可能有以下幾個部分：領導開場介紹、核心產品演講、嘉賓分享、啟動儀式、圓桌討論和抽獎環節等。根據整個發布會的規模、資源優勢以及側重，一場發布會可以是由其中的一個或者某幾個環節構成。

1、設置發布會環節注意事項

（1）最需要考慮的是如何巧妙地介紹自身產品；

（2）需要考慮發布會的亮點；

（3）發布會環節不宜過長，環節需要有所側重。發布會整體時長最好控制在4小時以內，否則時間太長，臺下觀眾的注意力也不會太集中，觀眾容易流失。而且時間太長，主辦方需要考慮是否給參會人員供餐，從而增加發布會的復雜度和成本。在一些重要環節上，比如介紹新產品，可以設置較多時間，對于不太重要的環節，如開場演講，10-15分鐘，點到為止即可。

最終，將發布會的環節確定后，制成一個發布會流程表。幾點幾分到幾點幾分，分別是什么環節。該表可以用于當天的環節控制，也可以用于通知參會人員當天活動安排。

二、發布會嘉賓

發布會嘉賓的重要性不言而喻。如果一場發布會，有足夠重量的大咖出席，絕對可以令這場發布會增色不少。往往有很多參會觀眾，也是沖著活動嘉賓的分享來的。

常見的發布會嘉賓可以分為兩種，一種是行業領袖，另一種是明星人物。行業領袖，一般也就是行業內頂尖影響力的人物，這些嘉賓的分享，往往能提高發布會的層次和含金量。而明星人物的出席，則會非常大地提高發布會人氣。不過綜合成本與效果來看，一般請行業領袖，往往影響更聚焦，效果會更好。

挑選活動嘉賓時，第一個要注意嘉賓本身的形象內涵與此次發布會的整體搭配，從而達到相得益彰的效果。第二個，需要注意一次多邀請幾個備選嘉賓。因為一次發布會往往準備時間較長，不排除有的嘉賓因時間沖突，無法正常出席。所以一定要準備好嘉賓備選方案。非常時機，男二號也是可以充當男主角的。

三、發布會宣傳線

想讓發布會的影響力更大，宣傳工作尤為重要。按發布會宣傳節奏一般分為預熱期、舉辦期和延續期，基本上也就是會前、會中和會后環節。確立發布會宣傳的時候，我們首先要了解此次召開發布會召開的目的和背景，此次參會人員的特點和痛點，從而定下整體傳播策略，這個策略可以與發布會主題完全一致，也可以是在發布會主題基礎上做的一些延伸。

1、預熱期宣傳（發布會正式召開的前一周）

所有的宣傳活動，都分為線上宣傳、線下宣傳或者二者的結合。預熱期的宣傳也是這樣的，而為了達到四兩撥千斤的效果，預熱期更側重線上宣傳。常規的線上預熱宣傳包括創意H5宣傳、倒計時海報宣傳、病毒視頻宣傳、邀請函宣傳等方式。線下宣傳包括戶外廣告、樓宇廣告、報紙廣告等。

（1）創意H5宣傳：充滿創意的H5，永遠是人們樂于分享和刷屏的經典素材。而制作這類H5，難點就在于創意的展現。有時候一個H5做得好的話，整個預熱期就不需要做其他宣傳了；

（2）倒計時海報宣傳：近年來，倒計時海報宣傳，幾乎成了各個互聯網公司召開發布會的宣傳標配。無外乎倒計時海報具有吊人胃口，方便宣傳轉發，且成本低廉的特點；

（3）病毒視頻宣傳：正所謂“字不如表，表不如圖，圖不如視頻”，視頻內容本身易于接受和理解的特點，往往能帶來更好的傳播效果。但是拍攝病毒視頻，往往也是需要較大成本和較長的周期，不適合籌辦發布會的時間特別緊張的情況下使用。拍攝一則有創意的病毒視頻，比如走溫情路線，或者走搞笑路線等，表現優秀的話，最后還能成為認為網友討論的熱點話題；

（4）邀請函宣傳：一個新穎獨特的邀請函，往往也是一個宣傳亮點。因為邀請函就是參會的門票，如果邀請函做得有趣，參會人員往往會在社交圈里秀出來；

（5）線下宣傳：常規的線下宣傳包括戶外廣告、樓宇廣告、報紙廣告等，但為了時效性和成本考慮，更多發布會主辦方一般會考慮用創意全版報紙廣告的形式進行宣傳，一般選擇在發布會召開城市的當地影響力較大的報紙投放廣告。

2、舉辦期宣傳（發布會召開前后三天進行，包括發布召開倒數第一天，發布會舉辦當天和發布會結束后第一天。）

這個期間主要的宣傳側重點，就是流露部分發布會的重要看點內容。因為之前有了預熱期的鋪墊，整個發布會的參會人數也有基本保證。舉辦期常見的宣傳方式有大咖站臺宣傳、視頻宣傳、直播宣傳等。

（1）大咖站臺宣傳:指的就是此次參會嘉賓，為發布會做出的站臺宣傳。可以是簡短的視頻的形式，也可以是創意人物海報的形式。在視頻中，常見的場景就是，某個大咖手持話筒，念出“我是XXX，我在xxx發布會等你”等類似宣傳文案。創意海報，則是選用大咖的高清照片，附帶一句邀請語，表示這些大咖也會參加此次發布會；

（2）視頻宣傳:指的是此次發布會中，有關新品介紹的視頻，可以提前在各個渠道進行宣傳；

（3）直播宣傳:發布會的場地往往有限，但是直播卻能將發布會的影響范圍延伸擴大，讓那些不能到達現場的觀眾，也能同步欣賞發布會。直播宣傳包括視頻直播、音頻直播和互動式直播。常見的視頻直播，也就是目前各大視頻網站的直播，如優酷、愛奇藝、騰訊視頻等。音頻直播就是一些常見的在線電臺APP，如喜馬拉雅FM、蜻蜓FM等。以上這些直播基本是實時傳輸畫面或聲音，缺少互動。因此近兩年，在發布會上進行互動式直播也悄然流行起來。常見的互動式直播，就是主辦方邀請一群網紅，坐在發布會臺下，直播發布會動態，并且實時與粉絲互動交流，介紹發布會最新進展。

3、延續期宣傳(在發布會結束后的一周內繼續宣傳，主要進行3方面的宣傳)

（1）宣傳發布會通稿，在各大媒體網站進行宣傳；

（2）邀約一些KOL（意見領袖）進行寫稿，分享對發布會的思考，俗稱KOL的軟廣；

（3）邀請一些記者報道，對公司或者負責人進行專訪和深度報道，揭秘一些公司發布會背后的精彩內容。

需要注意的是，發布會通稿往往是在發布會開始前就準備好的內容，突出了此次活動亮點以及一些嘉賓精彩發言，用于再次傳播發布會的精神內涵。

對KOL進行約稿，一般都會找一些與產品匹配度比較高，且參加過發布會的KOL，進行各種維度的約稿，讓其以行業觀察者或用戶的身份對公司新品進行一次宣傳。

四、發布會資源落地線

發布會資源的落地，主要分為3類，人的準備、物料的準備和場地的準備。

1、人的準備

（1）參會嘉賓的確定，直至嘉賓正常出席發布會；

（2）參加此次發布會的觀眾，需要從宣傳到報名結束，保證此次發布會的參與人數；

（3）活動現場的工作人員，現場人員的分工，各司其職，保證發布會活動的順利召開。

嘉賓的確定，往往需要在策劃發布會環節就開始對嘉賓進行邀約，并且隨時確定嘉賓的排期與動態，最好能有專人維護對接，直至對方出席發布會現場。因為一般大咖的時間排期都會比較滿，在一對一對接的情況下，首先能與嘉賓保持密切聯系，顯示主辦方對活動嘉賓的重視。其次也是為了持續確認嘉賓的時間安排，保證嘉賓按時到場。發布會觀眾的招募，也需要在策劃發布會前就開始進行，且在預熱期結束時，就必須完成發布會觀眾的招募工作。按照以往經驗，招募觀眾的數量，最好大于實際現場能容納的參與人數。因為當天極有可能部分觀眾因各種原因無法參加活動，即使各位觀眾都按時到場了，我們也可以營造現場一種高朋滿座、人氣爆棚的現場氛圍。發布會工作人員的確定，需要在發布會預熱期結束前確定好。最好列一個分工事項表和負責人聯系表。將工作職責分配到人，專人專崗。并且部分工作人員有緊急問題時，隨時可以聯系相關負責人，協助解決。

2、物料的準備

（1）發布會前期的宣傳物料，如之前說的邀請函，創意視頻等；

（2）發布會當天參會人員的伴手禮以及嘉賓禮物；

因為這些物料都需要一定的制作周期，比如視頻，需要經歷腳本文案的確定，拍攝，剪輯，最終成片等過程。禮品的制作需要經過挑選，打樣，批量制作，運送等過程。每一種物料的確認，一般都還需要公司領導的拍板。因此整個周期非常長，物料準備的截止時間，就是預熱期結束時，也就是說，發布會前一天，所有的物料，必須全部準備到位。

3、場地的準備

（1）策劃發布會階段，需要挑選合適的活動場地；

（2）發布會召開前夕，發布會現場需要布置完畢。

常見的發布會場地，按照人數規模不同，一般分為酒店、會議中心和體育場館。在確定發布會場地時，需要綜合考慮場地的檔次標準、交通條件、人數規模、整體價格、場地排期等因素，挑選出一個性價比最合適的場地。在布置發布會現場時，需要提前設計布置方案，合理規劃發布會現場的各個區域，包括檢票區、活動會場、互動展示區等，活動會場又分為領導席、嘉賓席、媒體記者席、普通觀眾席等。還有現場各個宣傳元素，這些也需要考慮好。

綜上，當我們考慮周全并執行了一整套的發布會籌辦內容后，包括3個核心和兩條線：發布會主題、發布會當天活動環節和發布會嘉賓、發布會宣傳線和發布會資源落地線。此次發布會的籌辦就基本準備完畢了。仔細發現，我們完成由內而外，從核心到整體的籌辦工作。這樣的一個思路，對除了舉辦發布會之外的大型活動，也能起到一定的借鑒意義。